Onbetaalde facturen aanpakken — Stappenplan + template-brief

Stap 1 — Vriendelijke herinnering (dag 15 na vervaldag)

De meeste niet-betalingen zijn vergeetachtigheid. Een korte e-mail of telefoon volstaat vaak.

Beste [klant],

Volgens onze administratie staat factuur [nummer] van [datum] voor €[bedrag] nog open. Mogelijk is het gewoon ontsnapt aan je aandacht. Mag ik vragen om de betaling deze week in orde te brengen?

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]

Stap 2 — Tweede herinnering (dag 30)

Wat formeler. Vermeld de vervaldag expliciet.

Beste [klant],

Op [datum] heb ik je een eerste herinnering gestuurd voor factuur [nummer]. Tot vandaag heb ik geen reactie of betaling ontvangen.

Mag ik vragen om binnen de 7 werkdagen te betalen op rekeningnummer [IBAN]? Bij verdere vertraging zal ik genoodzaakt zijn de wettelijke interesten + administratieve kosten aan te rekenen.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]

Stap 3 — Ingebrekestelling (dag 45)

Per aangetekende brief. Dit is de wettelijke voorwaarde om verdere stappen te kunnen zetten.

INGEBREKESTELLING

Geachte [klant],

Hierbij stel ik u in gebreke voor factuur [nummer] van [datum] voor het bedrag van €[bedrag].

U beschikt over een termijn van 8 dagen na ontvangst van dit schrijven om over te gaan tot volledige betaling, vermeerderd met:
- Wettelijke verwijlinteresten conform de wet van 02/08/2002.
- Forfaitaire schadevergoeding van €[10% van bedrag, min. €40] conform de algemene voorwaarden.

Indien geen betaling volgt binnen deze termijn, zal ik genoodzaakt zijn de zaak gerechtelijk te laten vorderen, met alle bijkomende kosten en interesten ten uwe laste.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam] [Datum]

Stap 4 — Gerechtelijke invordering

Geen reactie? Dan kies je tussen:

• Incassobureau — relatief goedkoop, vooral voor kleinere bedragen.
• Procedure betalingsbevel — eenvoudige rechtsweg voor onbetwiste schuldvorderingen.
• Advocaat — voor grotere bedragen of betwiste facturen.

Preventie

• Vermeld duidelijke betalingstermijn op je factuur (bv. 30 dagen netto).
• Algemene voorwaarden met clausule over wettelijke interesten + forfait bij wanbetaling.
• Voor grote bedragen: voorschot of betaling in schijven afspreken.
• Onbekende klanten: BTW-nummer en kredietwaardigheid checken (Graydon, Companyweb).

Pinflo en betaalstatus

Je boekhoudpakket (Billit, Yuki, Odoo, Moneybird, Teamleader) houdt de betaalstatus van je facturen bij. Pinflo voegt facturen toe; je opvolging gebeurt via je vertrouwde tool. Sommige pakketten sturen automatisch herinneringen volgens een schema dat jij instelt.