Onbetaalde facturen aanpakken - stappenplan met voorbeeldbrieven

Stap 1 - een vriendelijke herinnering

De meeste niet-betalingen zijn vergeetachtigheid. Een korte mail of een telefoontje volstaat vaak.

Beste [klant],

Volgens onze administratie staat factuur [nummer] van [datum] voor [bedrag] nog open. Misschien is ze aan je aandacht ontsnapt. Mag ik vragen om de betaling deze week in orde te brengen?

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]

Stap 2 - een tweede herinnering

Wat formeler. Vermeld de vervaldag.

Beste [klant],

Op [datum] stuurde ik je een herinnering voor factuur [nummer]. Tot vandaag ontving ik geen reactie of betaling.

Mag ik vragen om binnen [termijn] te betalen op rekeningnummer [IBAN]? Bij verdere vertraging reken ik de interesten en kosten aan die in mijn algemene voorwaarden staan.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]

Stap 3 - ingebrekestelling

Per aangetekende brief. Daarmee zet je de volgende stappen formeel in gang.

INGEBREKESTELLING

Geachte [klant],

Hierbij stel ik u in gebreke voor factuur [nummer] van [datum] voor het bedrag van [bedrag].

U beschikt over een termijn van [termijn] na ontvangst van dit schrijven om het volledige bedrag te betalen, vermeerderd met de interesten en de schadevergoeding zoals bepaald in mijn algemene voorwaarden en de wet.

Volgt er binnen deze termijn geen betaling, dan zal ik de vordering gerechtelijk laten invorderen, met alle bijkomende kosten ten uwe laste.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam] [Datum]

Stap 4 - invordering

Geen reactie? Dan kies je tussen:

• Een incassobureau, vooral voor kleinere bedragen.
• Een procedure voor onbetwiste schulden, via een gerechtsdeurwaarder.
• Een advocaat, voor grotere of betwiste facturen.

Welke interesten en kosten je mag aanrekenen, hangt af van je klant (bedrijf of particulier) en je algemene voorwaarden. Vraag het je boekhouder of advocaat.

Voorkomen

• Vermeld een duidelijke betaaltermijn op je factuur.
• Zorg voor algemene voorwaarden met een clausule over interesten en kosten bij laattijdige betaling.
• Vraag bij grote opdrachten een voorschot of betaling in schijven.
• Factureer snel na het werk, zolang de klant het nog vers voor ogen heeft.
• Zorg dat de factuur klopt en volledig is: een factuur die niet klopt, wordt later betaald.

Pinflo en betaalstatus

Je boekhoudpakket houdt bij welke facturen betaald zijn en verstuurt eventueel herinneringen. Pinflo zorgt ervoor dat de factuur volledig en snel als concept in je pakket staat: alle werkbonnen van de klant, de uren per persoon en het materiaal. Hoe dat gaat, lees je bij factureren uit werkbonnen.

Alle artikels over facturatie ›