Algemene voorwaarden
Laatst bijgewerkt: 10 oktober 2026, versie 1.1
Deze voorwaarden zijn van toepassing tussen Grafix Studio ("Pinflo", "wij") en jou ("gebruiker", "klant") wanneer je Pinflo gebruikt. Door een account aan te maken of de dienst te gebruiken aanvaard je deze voorwaarden integraal.
1. Definities
- Pinflo: de dienst voor tijdsregistratie, planning en digitale werkbon, met het klaarzetten van concept-facturen in je boekhoudsoftware, toegankelijk via pinflo.ai en app.pinflo.ai, een product van Grafix Studio.
- Account: jouw geregistreerde toegang tot Pinflo, beveiligd met e-mail en wachtwoord.
- Inhoud: alle data (klantgegevens, tijdsregistraties, planning, werkbonnen, foto's, factuurdata, audio, transcripten, instellingen) die jij in Pinflo invoert of laat genereren.
- Boekhoudkoppeling: een door jou geconfigureerde verbinding tussen Pinflo en je boekhoud- of facturatieprovider (Billit, Moneybird, Odoo, Teamleader, Zoho Books, ...).
2. Onderwerp van de overeenkomst
Pinflo biedt een SaaS-dienst waarmee zelfstandigen en kleine ondernemingen hun tijd registreren, werk plannen, digitale werkbonnen invullen (met foto's van de werf) en op basis daarvan concept-facturen klaarzetten in hun boekhoudsoftware via een boekhoudkoppeling. Een optionele AI-assistent helpt daarbij via spraak of tekst. Pinflo verstuurt zelf geen facturen: het versturen gebeurt vanuit je eigen boekhoudsoftware. Je krijgt een gebruiksrecht op de dienst voor de duur van je abonnement, niet-exclusief en niet-overdraagbaar.
3. Doelgroep - B2B
Pinflo is bedoeld voor ondernemers in beroepsmatig kader (zelfstandigen, KMO's, vennootschappen). De dienst wordt niet aangeboden aan consumenten in de zin van Boek VI WER. Door te registreren bevestig je dat je in het kader van je beroepsactiviteit handelt.
4. Aanmelding en accountbeveiliging
- Je geeft bij registratie correcte en actuele gegevens op (e-mail, bedrijfsnaam, BTW-nummer wanneer van toepassing).
- Je bent verantwoordelijk voor het geheimhouden van je wachtwoord en voor alle activiteiten onder je account.
- Vermoed je misbruik? Laat ons direct weten via info@pinflo.ai zodat we de toegang kunnen blokkeren.
5. Onze verplichtingen
- We zorgen voor redelijke beschikbaarheid van de dienst (target: ≥99% per maand, exclusief gepland onderhoud).
- We bewaren je inhoud beveiligd en met passende technische maatregelen, zie de privacyverklaring voor details.
- We melden grote storingen of veiligheidsincidenten zo snel als redelijkerwijs mogelijk.
De dienst wordt geleverd "as-is": we kunnen niet garanderen dat de AI-assistent en de voorstellen die Pinflo maakt altijd foutloos zijn. Jij blijft eindverantwoordelijk voor de juistheid van je facturen en voor wat je vanuit je boekhoudsoftware verstuurt.
6. Verplichtingen van de gebruiker
Bij het gebruik van Pinflo onthou je je van:
- Misbruik van de dienst (rate-limit ontwijken, scraping, reverse engineering tenzij toegelaten door dwingend recht);
- Het verstrekken van onjuiste of misleidende informatie aan derden via gegenereerde facturen;
- Het invoeren, inspreken of uploaden van inhoud die wettelijk verboden is (haatzaaiing, illegale activiteiten, kinderpornografie, ...);
- Het delen van je account met derden die geen mandaat hebben.
Bij vermoeden van misbruik kunnen we de toegang tot je account tijdelijk opschorten.
7. Prijzen en betaling
De geldende prijzen staan op pinflo.ai/prijzen. Tenzij anders vermeld zijn prijzen exclusief BTW. Betaling gebeurt vooraf per maand of jaar, via de betaalmethode in je account.
Bij niet-betaling sturen we een herinnering met betalingstermijn van 14 dagen. Daarna kunnen we de dienst opschorten tot betaling. Bij wanbetaling na ingebrekestelling kan de overeenkomst van rechtswege ontbonden worden.
8. Proefperiode
Nieuwe accounts krijgen toegang tot een gratis proefperiode (14 dagen, zonder kredietkaart). Tijdens de proef kan je alle functies gebruiken en tot 25 facturen in je boekhoudsoftware klaarzetten; daarna stopt de toegang automatisch tot je een betalend abonnement activeert. Geen automatische verlenging zonder jouw bevestiging.
9. Looptijd en opzegging
Abonnementen lopen voor de gekozen periode (maand of jaar) en worden stilzwijgend verlengd, tenzij je vóór het einde van de lopende periode opzegt via je account-instellingen of via info@pinflo.ai.
Bij opzegging behoud je toegang tot het einde van de betaalde periode. Daarna wordt je account inactief en worden je gegevens binnen 30 dagen verwijderd, met uitzondering van wat onder fiscale of wettelijke bewaarplicht valt.
10. Boekhoudkoppelingen - verantwoordelijkheid
Pinflo stuurt enkel data naar je gekoppelde boekhoudprovider met jouw expliciete bevestiging per factuur. We zijn niet verantwoordelijk voor wijzigingen, uitval of beleid van die derde providers. Pinflo maakt zelf geen PDF- of UBL-bestand en verstuurt geen facturen: zonder werkende koppeling kan Pinflo geen factuur in je boekhoudsoftware zetten. Tijdsregistratie, planning en werkbon blijven wel werken. Het versturen van een factuur, ook via Peppol, gebeurt vanuit je boekhoudsoftware.
11. Aansprakelijkheid
Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade veroorzaakt door onze grove fout of opzet, en is in elk geval beperkt tot het bedrag dat je in de 12 maanden vóór het schadeveroorzakend feit aan Pinflo betaalde.
We zijn niet aansprakelijk voor:
- Indirecte schade, omzetderving, reputatieschade of verlies van data buiten onze controle;
- Schade door overmacht, inclusief storingen bij hosting- of AI-providers;
- Schade door onjuist gebruik van de dienst of niet-naleving van deze voorwaarden door jou.
12. Intellectuele eigendom
Alle rechten op Pinflo (software, brand, documentatie) blijven bij Grafix Studio. Je krijgt een persoonlijk, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van je abonnement.
De inhoud die jij in Pinflo invoert blijft jouw eigendom. Je verleent ons een beperkt gebruiksrecht om de inhoud te verwerken voor zover nodig om de dienst te leveren en, alleen wanneer je daar expliciet voor opteert, om geanonimiseerde geaggregeerde statistieken te genereren voor productverbetering.
13. Persoonsgegevens
De verwerking van persoonsgegevens is geregeld in onze privacyverklaring. Daarmee voldoen we aan de AVG (Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018.
14. Wijzigingen aan deze voorwaarden
We kunnen deze voorwaarden updaten. Belangrijke wijzigingen melden we minstens 30 dagen vooraf via e-mail of een banner in de app. Als je niet akkoord gaat, kan je je abonnement opzeggen voor de inwerkingtreding zonder bijkomende kosten.
15. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden eerst minnelijk besproken. Lukt dat niet, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement waar Grafix Studio gevestigd is bevoegd.
16. Contact
Vragen over deze voorwaarden? info@pinflo.ai. We antwoorden binnen drie werkdagen.