Billit + Pinflo

Waarom Pinflo bovenop Billit

Billit is sterk in administratie, boekhouding en compliance. Wat het niet doet: de factuur sneller invoeren. Tuinmannen, elektriciens, schilders en andere zelfstandigen verliezen elke week uren met typen — op kantoor, 's avonds, in plaats van bij de volgende klant. Pinflo neemt die typ-fase weg. Daphne (onze AI-stem) verstaat wat je vertelt, herkent klant en materialen, en zet de factuur klaar in Billit terwijl jij in de bestelwagen zit.

Praktisch: na een lange werkdag pak je je gsm, tap je op de micro en zeg je "vandaag bij Janssens 4 uur snoeiwerk en 2 zakken hortensiagrond". Voor je thuis bent staat de factuur als concept in Billit, met de juiste klant gematcht, materialen uit je productcatalogus en het juiste BTW-tarief. Eén klik en hij vertrekt via Peppol.

Hoe je Billit koppelt aan Pinflo

1. Maak een Pinflo-account aan (14 dagen gratis, geen creditcard).
2. Ga in Billit naar je API-instellingen en kopieer je API-key en PartyID.
3. Plak ze in Pinflo onder Integraties → Billit. Klik Verbinden.
4. Je klanten en producten worden meteen gesynchroniseerd — geen import-werk.
5. Spreek je eerste factuur in. Hij staat binnen seconden als concept in Billit.

Wat synchroniseert er automatisch

• Klanten — Daphne herkent ze met naam, adres of fragmenten ("die mevrouw uit Sint-Niklaas").
• Producten en materialen — met prijzen en BTW-tarieven uit je Billit-catalogus.
• Nieuwe materialen die je inspreekt — worden voorgesteld om aan Billit toe te voegen.
• Aankoop-facturen — Daphne kan ernaar verwijzen ("die 4 zakken die je vorige maand bij Profax kocht").

Pinflo + Billit per sector

Billit + Pinflo werkt voor élke sector waar zelfstandigen veel kleine facturen schrijven. Specifieke flows:

• Voor tuinmannen en hoveniers — uren-per-werknemer met automatische jobstudent-tarieven, verplaatsing per km, beplanting + tuinaarde uit je Billit-catalogus.
• Voor schilders — m² muur + plafond, verf-types uit je catalogus, onderhouds-prijzen per minuut.
• Voor elektriciens — keuringsbezoeken, interventies + voorrij, materiaal uit je Billit-catalogus.
• Voor loodgieters — voorrij-tarief + uren + onderdelen, ideaal voor noodinterventies.

Welke Billit-functies blijven actief naast Pinflo

Pinflo voegt enkel de spraak-laag toe; alles wat Billit doet voor jou blijft werken. Concreet:

• Factuur-templates — huisstijl, kleurenpalet, logo, voettekst en betalingsvoorwaarden komen uit je Billit-instellingen. Pinflo zet alleen de regels; het uitzicht is volledig jouw Billit.
• Automatische betalingsherinneringen — Billit stuurt zelfstandig herinneringen volgens jouw schema (bv. 7, 14 en 30 dagen na vervaldag). Pinflo grijpt daar niet in.
• Aanmaningskosten en wettelijke interesten — als je deze hebt geconfigureerd, worden ze automatisch toegepast bij wanbetalers.
• Online betalingen — Stripe, Bancontact, KBC/CBC Online — alles wat je in Billit hebt geactiveerd blijft werken voor Pinflo-gecreëerde facturen.
• Klantportaal — als je het Billit-klantportaal aan hebt, krijgen klanten toegang tot al hun facturen — inclusief wat Pinflo aanmaakte.
• Abonnementen en terugkerende facturen — Billit kan recurring billing zelf doen. Pinflo is voor ad-hoc; recurring laat je beter via Billit lopen.

Praktijk: een doordeweekse hovenierdag in Billit + Pinflo

7:45 — Eerste klant. Mevrouw Janssens, vaste klant, fascia-snoei + gras-onderhoud. Drie uur met de jobstudent.

"Bij Janssens vandaag, drie uur, fascia gesnoeid en gras gemaaid, jobstudent erbij, 30 kilometer."

Pinflo koppelt aan de bestaande Janssens-klant in Billit, neemt het juiste tarief voor eigenaar + jobstudent uit je instellingen, voegt 30 km verplaatsing toe en zet de factuur klaar. Tijd verstreken: 15 seconden voor jou, 8 seconden voor Pinflo om de factuur te bouwen.

12:30 — Tussendoor. Bij Peeters in Sint-Niklaas. Anderhalf uur, herfstbeurt. Onderweg twee zakken hortensiagrond gekocht bij Aveve.

"Peeters klaar, anderhalf uur, herfstbeurt, twee zakken hortensiagrond gebruikt."

Daphne checkt of "hortensiagrond" in je productcatalogus zit. Zo ja, prijs automatisch. Zo niet, Daphne stelt voor het toe te voegen aan je Billit-catalogus.

17:00 — Klaar voor vandaag. Drie facturen in Billit als concept, klaar voor verzending. Eén klik in Billit en alles gaat via Peppol naar je klanten.

Aankoopfacturen — wat Pinflo extra ophaalt

Billit ondersteunt aankoopfacturen (van leveranciers). Pinflo trekt die periodiek uit Billit zodat Daphne ernaar kan refereren tijdens jouw klantgesprekken. Concreet: als je vorige week 4 zakken graszaad kocht bij Aveve en je vandaag zegt "vier zakken graszaad bij Janssens gebruikt", kan Daphne het verband leggen: "Bedoel je de Aveve-aankoop van afgelopen donderdag?". Dat geeft je een audit-trail van inkoop → verkoop, handig voor je boekhouder.

BTW-medecontractant in Billit + Pinflo

Voor B2B-werken aan bedrijfsgebouwen geldt BTW-medecontractant (jij rekent 0% aan, klant doet eigen aangifte). In Billit stel je dit per klant of per fiscale positie in. Pinflo respecteert die instelling: als je inspreekt voor een B2B-klant met medecontractant-status, gaat de factuur automatisch met BTW-verlegd. Voor renovatie aan privé-woningen ouder dan 10 jaar geldt 6%. Pinflo herkent het en past het toe; bij twijfel vraagt Daphne expliciet door — bijvoorbeeld "Is dit een renovatie aan een woning ouder dan tien jaar?".

Migreren naar Billit met Pinflo erbij

Veel zelfstandigen verhuizen vanuit Octopus, Horus, Adsolut/Expert M of een eigen Excel-bestand naar Billit. Goede combinatie om Pinflo er meteen bij te installeren:

1. Klantenlijst exporteren uit je oude tool (CSV).
2. Importeren in Billit via Klanten → Importeer.
3. Productcatalogus idem (kan ook later in Billit groeien).
4. Pinflo koppelen aan Billit (5 minuten).
5. Eerste week: combineer manueel Billit-gebruik met Pinflo-spraak. Daphne leert je vocabulaire.
6. Tweede week: vrijwel alles via spraak.

Belangrijk: je oude tool houdt je historische facturen. Voor de boekhoudkundige continuïteit bewaar je die 7 jaar — Pinflo + Billit nemen het over voor de toekomst.

Veelgemaakte fouten en oplossingen

• Klant wordt niet herkend → Daphne herkent klanten via fuzzy matching op naam, plaats en BTW-nummer. Als een klant in Billit staat als "Jansens" en jij zegt "Janssens" (twee s'en), wordt het meestal wel gematcht. Werkt het niet? Open de Pinflo-instellingen en voeg een alias toe bij de klant.
• Product staat niet in catalogus → Daphne stelt voor het toe te voegen. Akkoord? Eén klik in je dashboard en het product staat in Billit + in Pinflo.
• Verkeerd BTW-tarief → check de klant-instellingen in Billit (Standaard BTW-tarief). Voor specifieke regels (medecontractant, intracommunautair) gebruik Billit Fiscale Posities.
• Factuur staat in verkeerd factuurboek → Pinflo gebruikt je standaard-factuurboek uit Billit. Heb je meerdere? Stel het juiste als standaard in.