Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 20 oktober 2026, versie 2.6

Deze verklaring beschrijft hoe Pinflo persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Pinflo is een product van Grafix Studio, gevestigd in België. Voor alle privacy-vragen, inzage- of verwijderverzoeken: info@pinflo.ai.

Grafix Studio is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4(7) AVG voor de gegevens die je rechtstreeks aan Pinflo toevertrouwt. Voor klantgegevens en gegevens van je medewerkers (zoals hun tijdsregistraties) die in Pinflo worden ingevoerd, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en Pinflo de verwerker (artikel 28 AVG).

2. Welke gegevens verwerken we

Accountgegevens

• E-mailadres, voornaam en familienaam
• Bedrijfsnaam, sector, BTW-nummer, ondernemings-/KBO-nummer
• Adres, IBAN, telefoonnummer (optioneel)
• Versleuteld wachtwoord (bcrypt-hash, nooit in plain text)

Operationele gegevens

• Klanten- en factuurdata die je zelf invoert of inspreekt, inclusief persoonsgegevens van jouw klanten
• Gegevens van medewerkers die je uitnodigt: naam, e-mailadres en hun rol in je zaak
• Tijdsregistraties per persoon: start en einde van de werkdag, pauzes, en de bezoeken per klant (aankomst en vertrek), met een spoor van wie een tijd achteraf aanpaste
• Planning: welk werk op welke dag voor wie gepland staat, de adressen van de werven, extra info bij een opdracht en wat mee moet of achteraf geleegd moet worden
• Werkbonnen: wat er gedaan is, gebruikt materiaal, verslagen (getypt of ingesproken) en foto's van de werf
• Verlofaanvragen en de beslissing daarover
• Abonnementen voor meldingen op je gsm (web push), als je meldingen toestaat
• Audio-opnames en transcripten van gesprekken met de AI-assistent en van ingesproken werkbonverslagen
• OAuth-tokens voor boekhoudsoftware-koppelingen (versleuteld at-rest met AES-256-GCM)

Pinflo houdt geen locatie bij: de app gebruikt geen gps. Tijden komen enkel uit de tikken die een medewerker zelf doet.

Technische gegevens

• IP-adres bij login en wachtwoord-reset (max. 30 dagen, voor brute-force-bescherming)
• Sessiecookies in de app (httpOnly, sameSite=lax): geen tracking-cookies
• Op de website pinflo.ai en op de registratiepagina, enkel als je daar akkoord mee gaat: de Meta Pixel en, bij het aanmaken van een account, een melding vanuit onze server aan Meta (zie hieronder en de cookies-pagina)
• Server-logs voor incident-onderzoek (max. 30 dagen)
• Foutmeldingen in de app en pogingen om je boekhoudsoftware te koppelen: wat er misliep, bij welke zaak, de foutcode en bij een fout van je boekhoudsoftware of van onze server een korte technische uitleg. Nooit wat je invulde, wachtwoorden, sleutels, e-mailadressen of rekeningnummers. Max. 90 dagen, om problemen op te sporen en je te kunnen helpen.
• Gebruiksstatistieken in de app (welke schermen en knoppen je gebruikt, hoe lang je op een scherm blijft, het soort toestel en hoe snel de app laadt): gekoppeld aan je account, zonder wat je typt of inspreekt, zonder namen en zonder bedragen, voor productverbetering. Daarna enkel nog als anonieme tellingen per dag, zonder account

3. Rechtsgronden (artikel 6 AVG)

We verwerken je gegevens op één van deze grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b): accountgegevens, factuurdata, koppelingen met boekhoudsoftware. Zonder deze gegevens kan Pinflo niet werken.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): fiscale bewaarplicht (7 jaar) voor factuurdata, anti-witwasverplichtingen waar van toepassing.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): security-logs (incident-detectie), foutmeldingen (problemen opsporen en oplossen), anonieme productverbetering, geaggregeerde sector-statistieken.
• Toestemming (art. 6.1.a): voor de anonieme bijdrage van je afgewerkte gesprekken en spraakopnames aan het verbeteren van onze spraakherkenning en sector-kennis. Dit is een aparte, vrije keuze die los staat van je akkoord met deze privacyverklaring: je vinkt ze apart aan bij je registratie of zet ze later aan in je instellingen, en ze staat uit zolang je dat niet doet. Je kan ze op elk moment intrekken via je instellingen, zonder dat je gebruik van Pinflo daardoor beperkt wordt. De bijdrage is steeds geanonimiseerd: zonder klantnamen, exacte prijzen of adressen.

4. Bewaartermijnen

5. Ontvangers en subverwerkers

We delen gegevens enkel met derden voor zover noodzakelijk om Pinflo te laten werken. Elke subverwerker heeft een verwerkersovereenkomst (DPA) op basis van Standard Contractual Clauses (SCC) waar nodig.

• Railway (US, EU-regio): hosting van de app + database. Servers in eu-west.
• Groq (US): speech-to-text transcriptie, onder meer van ingesproken werkbonverslagen. Audio wordt verwerkt, niet getraind op (zero-retention policy).
• Anthropic (US), OpenAI (US), OpenRouter, DeepSeek: de AI-assistent (factuurvoorstellen, planning en vragen via spraak of tekst) en het structureren van werkbonverslagen (titel en materiaal). E-mailadressen, telefoonnummers, btw- en rekeningnummers gaan als code naar het AI-model en worden pas bij ons terug ingevuld. OpenAI maakt enkel tekst-embeddings van algemene vakkennis zonder persoonsgegevens, van de anonieme bijdrage (enkel met je toestemming) en van vragen in de chat op onze website; nooit van gesprekken, werkbonnen of facturen uit je account. Geen training op klantdata; zero-retention modus waar beschikbaar.
• Deepgram (US): speech-to-text in gesprekken met de AI-assistent, en text-to-speech wanneer de stem van de assistent aanstaat. Geen retentie van audio-output.
• ElevenLabs (US): text-to-speech wanneer de stem van de assistent aanstaat. Krijgt enkel de uit te spreken tekst, geen klantdata-context.
• Google (Places API) en Firecrawl (US): opzoeken van publieke bedrijfsgegevens (btw-nummer, e-mail van een zaak) wanneer je tijdens een gesprek een nieuwe zakelijke klant noemt. Enkel de bedrijfsnaam wordt doorgestuurd.
• Google (Maps, Distance Matrix): rijafstanden berekenen tussen het adres van je zaak en de adressen van de werven in je planning. Enkel adressen worden doorgestuurd.
• Digitaal Vlaanderen (geolocatiedienst en Basisregisters): adresvoorstellen en adrescontrole terwijl je een adres typt. Enkel het getypte adres wordt doorgestuurd.
• Pushdiensten van je gsm of browser (zoals Apple, Google, Mozilla): bezorgen de meldingen van Pinflo op je toestel, als je meldingen toestaat. Ze krijgen de tekst van de melding.
• Mollie (NL): betalingsverwerking voor je abonnement.
• Pirsch (DE): privacyvriendelijke, cookieloze bezoekersstatistieken op de marketing-site pinflo.ai. Geen persoonsgegevens, geen cross-site tracking.
• Meta Platforms Ireland (Meta Pixel): meten welke advertenties op Facebook en Instagram bezoekers naar pinflo.ai brengen en een account doen aanmaken. Enkel op de website en de registratiepagina, enkel nadat je in de cookiemelding op "Akkoord" tikte (toestemming, art. 6.1.a AVG). De Pixel plaatst cookies van Meta en stuurt Meta gegevens over je bezoek. Maak je na dat akkoord een account aan, dan meldt onze server dat aan Meta (Conversions API) met je e-mailadres en accountnummer in gehashte vorm, je IP-adres, je browser en de cookies van Meta. Je trekt je toestemming in via de cookies-pagina.
• Cloudflare R2 (EU): opslag van audio-opnames (zie de bewaartermijnen hierboven), foto's van de werf, en spraakopnames die je vrijwillig bijdraagt (toestemming, art. 6.1.a) om de spraakherkenning te verbeteren.
• Resend (EU): transactionele e-mails (wachtwoord-reset, uitnodigingen voor medewerkers). Servers in EU. Pinflo verstuurt zelf geen facturen: dat gebeurt vanuit je boekhoudsoftware.
• Boekhoudsoftware-providers (per jouw keuze): Billit, Moneybird, Odoo, Teamleader, Exact Online, Zoho Books, ... Wij zetten alleen een concept-factuur in je boekhoudsoftware wanneer jij (of een verantwoordelijke in je zaak) dat bevestigt.

6. Internationale doorgifte

Bepaalde subverwerkers (Groq, Anthropic, OpenAI, Deepgram, Railway) verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Voor deze doorgiften gebruiken we de Standard Contractual Clauses (Commissiebesluit 2021/914) als waarborg, aangevuld met aanvullende maatregelen waar nodig (encryptie at-rest en in-transit, zero-retention configuratie). Voor adequaat-bevonden derde landen (zoals UK) gebruiken we de adequacy decision. Gegevens die de Meta Pixel na je toestemming naar Meta stuurt, kunnen ook buiten de EU verwerkt worden, onder de voorwaarden van Meta.

7. AI-assistent en ingesproken verslagen - extra transparantie

Spraak is in Pinflo optioneel: je kan een werkbonverslag inspreken in plaats van typen, en je kan de AI-assistent (Daphne) iets vragen via spraak of tekst. Wanneer je inspreekt:

1. Je audio wordt versleuteld verzonden voor transcriptie: naar Groq (ingesproken verslagen) of Deepgram (gesprekken met de assistent). Zij verwerken het uitsluitend om tekst terug te geven, geen training.
2. De tekst wordt verstuurd naar een AI-model (OpenRouter / Anthropic / DeepSeek, afhankelijk van configuratie) om je vraag te beantwoorden of je verslag te structureren.
3. Staat de stem van de assistent aan, dan wordt het antwoord omgezet naar spraak (Deepgram of ElevenLabs). Standaard antwoordt de assistent enkel in tekst.
4. Audio + transcript worden 30 dagen bewaard voor kwaliteitsverbetering en daarna automatisch gewist. Je kan vroeger laten wissen via je dashboard.

Geen van deze AI-providers gebruikt jouw data voor het trainen van hun modellen: dat is contractueel uitgesloten.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Pinflo gebruikt AI om voorstellen te doen: factuurregels, de titel en het materiaal uit een werkbonverslag, of een correctie van uren. Een correctie van uren is een voorstel dat de persoon zelf bevestigt, en een factuur wordt altijd door jou (of een verantwoordelijke in je zaak) nagelezen voordat ze als concept naar je boekhoudpakket gaat. Er is geen automatische besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG die rechtsgevolgen heeft voor jou of klanten zonder menselijke tussenkomst.

9. Cookies

In de app plaatsen we enkel een httpOnly sessiecookie voor login, geen tracking- of advertentiecookies. Op de website pinflo.ai en op de registratiepagina gebruiken we de Meta Pixel, maar enkel als je in de cookiemelding op "Akkoord" tikt; zonder akkoord wordt ze niet geladen. De marketing-chatbot gebruikt sessionStorage (verdwijnt bij tab-sluiten). Voor bezoekersstatistieken op de marketing-site gebruiken we Pirsch: cookieloos en zonder persoonsgegevens. Details: cookies-pagina.

10. Beveiliging

• Wachtwoorden gehashed met bcrypt (cost 12)
• Sessiecookies HMAC-signed, httpOnly, sameSite=lax
• OAuth-tokens versleuteld at-rest met AES-256-GCM
• TLS 1.2+ voor alle verbindingen
• EU-hosting voor primaire database en app
• Rate limiting op API + magic-bytes validatie op uploads

11. Je rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage (art. 15): een kopie krijgen van je gegevens
• Rectificatie (art. 16): onjuiste gegevens laten verbeteren
• Wissing / "right to be forgotten" (art. 17): gegevens laten verwijderen wanneer ze niet meer nodig zijn
• Beperking (art. 18): verwerking tijdelijk laten stoppen
• Dataportabiliteit (art. 20): gegevens in een machine-leesbaar formaat opvragen
• Bezwaar (art. 21): tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• Intrekken toestemming: voor verwerkingen op grond van toestemming, zonder gevolgen voor eerdere verwerking

Inzage en dataportabiliteit kan je zelf, direct: in de app onder Instellingen → Mijn gegevens download je al je gegevens als JSON-bestand. Daar verwijder je ook je volledige account, inclusief alle gesprekken, audio, tijdsregistraties, werkbonnen, foto's en facturen bij ons (facturen die al in je boekhoudsoftware staan, blijven daar bestaan, onder jouw fiscale bewaarplicht).

Voor alle andere verzoeken: stuur een mail naar info@pinflo.ai. We reageren binnen 30 dagen. Geen kosten, tenzij verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

12. Klachten bij de toezichthouder

Vind je dat we je rechten niet respecteren? Je hebt het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: gegevensbeschermingsautoriteit.be

13. Wijzigingen aan deze verklaring

We kunnen deze verklaring updaten wanneer de wetgeving, onze subverwerkers of onze diensten wijzigen. Belangrijke wijzigingen melden we vooraf via e-mail of een banner in de app. Het versienummer en de datum bovenaan tonen wanneer ze voor het laatst is bijgewerkt.

14. Contact

Vragen, opmerkingen of een inzageverzoek? info@pinflo.ai. We antwoorden binnen drie werkdagen.