Excel of Pinflo
Urenregistratie in Excel, en waar het knelt voor een ploeg
Voor één persoon op een vaste plek werkt een urenblad in Excel prima. Met een ploeg op de baan schuift het werk op naar het einde van de week: briefjes en berichtjes die iemand op kantoor in een rooster giet.
Het verschil
Wat een spreadsheet goed doet
Excel-urenblad
Iedereen kent het, het staat vaak al op de computer en er zijn gratis sjablonen. Je richt het helemaal zelf in: eigen kolommen, eigen formules, eigen opmaak. Om uren op te tellen, per week of maand samen te vatten en door te geven aan je boekhouder of sociaal secretariaat is het prima.
Pinflo
Pinflo registreert op het moment zelf, op de gsm van elke medewerker, ook zonder bereik. Uren, werkbon, materiaal en foto's staan samen per klant, en worden een concept-factuur in je boekhoudpakket. Je moet niets overtikken.
Naast elkaar
Excel-urenblad en Pinflo, punt per punt
| Onderwerp | Excel-urenblad | Pinflo |
|---|---|---|
| Wanneer de uren erin komen | Wanneer iemand ze intypt, vaak achteraf, uit het geheugen of van een briefje | Op het moment zelf: elke tik draagt het tijdstip van de gsm |
| Op de gsm | Een spreadsheet is gemaakt voor een computer; op een klein scherm invullen is onhandig | Gemaakt voor de gsm: grote knoppen, één ding per scherm |
| Zonder bereik | Een gedeeld online bestand vraagt een verbinding | De tikken worden bewaard en gaan mee zodra er bereik is |
| Met meerdere mensen | Versies door elkaar: wie heeft de laatste, wie overschreef wat | Ieder op zijn eigen login; de baas ziet alles samen |
| Aanpassingen | Geen spoor per cel dat een baas makkelijk naleest | Elke correctie bewaart wie, van welk uur, naar welk uur |
| Controles | Formules en controles bouw je zelf, en ze breken als iemand een rij verschuift | De app vraagt het zelf: vergeten pauze, dag die openbleef, iemand die opvallend lang bij een klant staat |
| Werkbon en materiaal | Op een ander blad, op papier of in een berichtje | In dezelfde app, per bezoek, met foto's (in Pro) |
| Planning | Meestal op een ander blad of een bord, los van de uren | Dezelfde agenda toont wat gepland is en wat geregistreerd is |
| Factuur | Overtikken naar je facturatie- of boekhoudpakket | Alle bonnen van een klant worden één concept-factuur in je pakket |
Dit zijn algemene eigenschappen van een urenblad in een spreadsheet, geen beoordeling van een bepaald sjabloon of programma.
Waar het knelt
Van de werf naar het urenblad
Een ploeg op de baan vult geen spreadsheet in tussen twee klanten. In de praktijk gaan de uren eerst ergens anders naartoe: een papiertje in de camionette, een berichtje in de WhatsApp-groep, of gewoon het geheugen. Op vrijdag zet iemand alles in het urenblad, en dan begint het reconstrueren. Was Jan dinsdag twee of drie uur bij die klant? Was die pauze er wel?
De cel bevat dan wat iemand later intypt, niet wat er gebeurde. En de werkbon, het materiaal en de foto's zitten elk op een andere plek. Ze per klant samenbrengen en overtikken naar je facturatiepakket is handwerk, met kans op vergeten regels.
Hoe Pinflo het oplost
Registreren op het moment zelf
In Pinflo registreert elke medewerker zijn eigen tijd op zijn eigen gsm: Start dag, Aangekomen, Klaar hier, Pauze, Einde werkdag. Elke tik draagt het tijdstip waarop hij gebeurde, ook in een kelder zonder bereik. Na een bezoek volgt de werkbon als afvinklijst.
Klopt er iets niet, dan vraagt de app het, met een voorstel. Aanpassen kan altijd, en elke correctie laat een spoor na. Op het einde zie je per klant wat te factureren is, en zet je het na het nalezen als concept in je boekhoudpakket.
Eerlijk is eerlijk
Wanneer Excel volstaat
Blijf bij Excel als
- je alleen werkt, of één persoon de uren op een vaste plek invult
- je enkel uren wil optellen voor je boekhouder of sociaal secretariaat
- je je eigen kolommen en formules wil, en de tijd hebt om ze te onderhouden
Kies Pinflo als
- je ploeg op de baan staat en de uren nu achteraf gereconstrueerd worden
- je uren, werkbon en materiaal per klant samen wil zien
- je niet meer wil overtikken naar je facturatie- of boekhoudpakket
Lees verder over tijdsregistratie voor een ploeg op de baan en de digitale werkbon, of bekijk hoe het werkt voor bouw en renovatie en andere vakken.
Nog vergelijken
Andere vergelijkingen
Vaak gevraagd
Veelgestelde vragen
Kan ik urenregistratie in Excel bijhouden?
Ja. Voor één persoon of iemand die op een vaste plek de uren invult, werkt een urenblad prima. Met een ploeg op de baan worden de uren vaak achteraf ingevuld, en dan wordt het reconstrueren.
Waarom geen gedeeld online Excel-bestand?
Dat lost het probleem van de versies op, maar het vraagt een verbinding en blijft een rooster dat iemand achteraf invult. Er is geen moment van registreren en geen werkbon bij.
Kan ik mijn uren uit Pinflo naar Excel halen?
Ja. Bij Prestaties exporteer je de uren als CSV-bestand, dat je in Excel opent.
Moet mijn ploeg iets installeren?
Nee. Pinflo werkt op de gsm in de browser. Ieder krijgt een uitnodiging en een eigen login.
Kan ik Pinflo eerst gratis proberen?
Ja, 14 dagen, zonder kredietkaart. Tijdsregistratie, planning en werkbon werken meteen; voor facturen koppel je je boekhoudpakket.
Probeer Pinflo 14 dagen gratis
Geen kredietkaart nodig. Tijdsregistratie, planning en werkbon werken meteen; voor facturen koppel je je boekhoudpakket.
Probeer 14 dagen gratis