Concept-factuur of definitieve factuur — Wat is het verschil?

Concept-factuur (draft)

Een concept-factuur is een factuur die nog niet verstuurd is. Ze bestaat in je boekhoudpakket maar heeft geen factuurnummer, of een tijdelijk nummer dat nog kan wijzigen. Je kan vrij regels toevoegen, verwijderen, bedragen aanpassen.

Definitieve factuur

Een definitieve factuur heeft een definitief factuurnummer, is geboekt in je verkoopboek, en is verstuurd naar de klant (per e-mail, papier of Peppol). Vanaf dat moment:

• De factuur telt mee voor je BTW-aangifte.
• Je kan niet zomaar regels aanpassen — wijzigingen vragen om een creditnota + nieuwe factuur.
• De bewaarplicht van 7 jaar gaat in.

Wanneer gebruik je een concept?

• Je wil de factuur nog reviewen vóór verzending.
• Je wacht op extra info (bv. een laatste klein bedrag van een leverancier).
• Klant heeft gevraagd om een voorstel te zien voor je definitief boekt.
• Je wil eerst een verzendmoment kiezen (bv. maandelijks alle facturen samen).

Wanneer mag het niet?

In België moet een factuur wettelijk worden opgemaakt uiterlijk de 15e van de maand volgend op de prestatie. Dus voor een job die je in maart afrondt, moet de factuur tegen 15 april bestaan — minimum als concept, maar bij voorkeur definitief. Concept houden voor langere tijd kan administratief problemen geven bij BTW-controles.

Hoe Pinflo het doet

Daphne maakt facturen standaard als concept in je boekhoudpakket. Jij beslist over verzending. Wil je dat alles automatisch verstuurd wordt? Eén toggle in je Pinflo-instellingen schakelt automatische verzending in. Of laat de eigenaar van het account beslissen en werknemers concept-only werken — werkt voor wie een goedkeurings-flow nodig heeft.