Aankoopfacturen bewaren — Bewaartermijn en digitalisatie

Bewaartermijn — 7 jaar (basis)

Volgens het Belgische Wetboek van Economisch Recht moet je boekhoudkundige documenten 7 jaar bewaren. Dat omvat:

• Inkomende aankoopfacturen.
• Uitgaande verkoopfacturen.
• Boekhouddagboeken.
• Bankuittreksels.
• Loonbrieven (5 jaar).

Termijn begint bij het einde van het boekjaar. Dus een aankoopfactuur van januari 2026 moet je tot eind 2033 bewaren.

Digitaal mag

Sinds 2013 mag je documenten digitaal bewaren, mits ze:

• Leesbaar blijven gedurende de hele bewaartermijn.
• Identiek zijn aan het origineel (geen verlies aan info bij digitalisering).
• Ten allen tijde toegankelijk zijn voor de fiscus.

Concreet: een gescande PDF in goede resolutie, in een geordende mappenstructuur, met een backup. Dat is voldoende. Het papieren origineel mag weg.

Speciale gevallen

• Onroerend goed: documenten over aankoop, verbouwing, hypotheek — 15 jaar bewaren.
• Lopende rechtszaken: documenten in connectie met het geschil bewaar je tot definitieve afsluiting + 1 jaar.
• Garanties: voor klantfacturen onder garantie geldt de wettelijke garantieperiode (2 jaar) bovenop.

Organisatie-tips

• Eén map per boekjaar, met submappen per maand of leverancier.
• Bestandsnamen volgens een patroon (bv. 2026-03-Brico-graszaad-15euro.pdf).
• Cloud-opslag met versie-historie (Google Drive, Dropbox, OneDrive) voor automatische backup.
• Maandelijks reviewen — je boekhouder dankt je.

Hoe Pinflo aankoopfacturen behandelt

Voor de boekhoudpakketten die aankoopfacturen ondersteunen (Billit, Yuki, Odoo, Moneybird), trekt Pinflo je aankoopfacturen periodiek mee zodat Daphne ze kan refereren tijdens een klant-gesprek. Bewaarverplichting ligt bij je boekhoudpakket — Pinflo is enkel een spraak-laag.