Klantgegevens GDPR-correct beheren als zelfstandige

Wat is een persoonsgegeven?

Alles wat een persoon identificeerbaar maakt: naam, adres, e-mail, telefoon, rekeningnummer, foto's.

Wat mag je bewaren?

Enkel wat je nodig hebt voor:

• het uitvoeren van de opdracht;
• het opmaken van facturen en het opvolgen van betalingen;
• wettelijke verplichtingen, zoals je boekhouding;
• garantie.

Wat niet?

• Gegevens die je niet nodig hebt.
• Gegevens "voor het geval dat".
• Marketingmails zonder toestemming.

Foto's van de werf

Foto's van het werk zijn handig als bewijs en voor je eigen opvolging. Spreek met je ploeg af dat ze het werk fotograferen, niet de bewoners of hun spullen die er niets mee te maken hebben. Wil je foto's gebruiken op je website of sociale media, vraag dan toestemming aan de klant.

Praktische afspraken in de werkbon

Extra info bij een opdracht, zoals "sleutel ligt onder de bloempot", is nuttig voor je ploeg. Zet er niet meer in dan nodig is, en haal ze weg als ze niet meer klopt.

Rechten van je klanten

• Inzage: welke gegevens heb je van mij?
• Correctie: wat niet klopt, pas je aan.
• Verwijdering: tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
• Overdracht: een kopie in een leesbaar formaat.

Krijg je zo'n vraag, antwoord dan binnen een maand. Bij een geschil kan je klant naar de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Pinflo en GDPR

Je kan je gegevens in Pinflo op elk moment exporteren of je account laten verwijderen, via Instellingen, Mijn gegevens. De koppelgegevens van je boekhoudpakket bewaren we versleuteld. Een werknemer ziet enkel wat hij voor zijn werk nodig heeft: zijn eigen planning, adressen en werkbonnen, geen prijzen (meer bij team en privacy). Meer in onze privacyverklaring.

Alle artikels over facturatie ›