Klantgegevens GDPR-correct beheren als zelfstandige

Wat is een persoonsgegeven?

Alles wat een persoon identificeerbaar maakt: naam, adres, e-mail, telefoon, BTW-nummer (voor zelfstandigen), rekeningnummer, foto's, IP-adres.

Wat mag je bewaren?

Je mag enkel gegevens bewaren die je nodig hebt voor:

• Het uitvoeren van de overeenkomst (de job zelf).
• Het opmaken van facturen.
• Het opvolgen van betalingen.
• Wettelijke verplichtingen (boekhouding 7 jaar).
• Garantie-verplichtingen.

Wat niet?

• Gegevens die je niet nodig hebt (bv. geboortedatum, partner-info).
• Gegevens "voor het geval dat" — moet altijd een concrete reden zijn.
• Foto's van klanten zonder toestemming.
• Marketing-mails sturen zonder opt-in.

Bewaartermijn

• Factuur-gegevens: 7 jaar (boekhoudwet).
• Contractgegevens: 10 jaar na einde contract (verjaring contractuele aansprakelijkheid).
• Klanten zonder factuur of contract: zo kort mogelijk, idealiter onder de 2 jaar.

Rechten van je klanten

Klanten hebben recht op:

• Inzage: welke gegevens heb je van mij?
• Correctie: kloppen niet, pas aan.
• Verwijdering: tenzij wettelijke bewaarplicht.
• Overdracht: kopie in machine-leesbare vorm.

Krijg je zo'n vraag? Reageer binnen 1 maand. Bij geschil: gegevensbeschermingsautoriteit.

Praktisch voor je zaak

• Heb je een eenvoudige privacy-verklaring? Op je website of bij offerte.
• Gebruik je veilige opslag (versleuteld, EU-servers)?
• Heb je een lijst van wie er bij je gegevens kan (boekhouder, accountant, software-providers)?
• Wis je gegevens van klanten die je niet meer nodig hebt?

Pinflo en GDPR

Pinflo bewaart je klantgegevens op EU-servers, versleuteld at-rest (AES-256-GCM). Je hebt volledige toegang en kan ze op elk moment exporteren of laten verwijderen. We delen niets met derden — anonieme bijdrage aan onze leer-corpus is opt-in en staat standaard uit. Volledige uitleg in onze privacyverklaring.