Kennis over werkbon
Digitale werkbon of papier - wat werkt voor je ploeg?
De papieren werkbon is decennia lang de standaard geweest, en dat is niet zonder reden. Maar wie met een ploeg werkt, verliest er vaak uren en materiaal mee die nooit op de factuur komen. Een eerlijke vergelijking.
Waar papier wringt
- Hij raakt kwijt of blijft liggen. In de camionette, in een jaszak, onder de koffiebeker. Tot hij bij de baas is, kan het dagen duren.
- Uren worden achteraf ingevuld. Wie op het einde van de dag of de week zijn uren noteert, schat. Kleine bezoeken en het halfuurtje extra vallen weg.
- Hij is onleesbaar of onvolledig. "Haag + border" zegt weinig als je drie weken later factureert. Hoeveel groenafval ging er mee? Welk materiaal?
- Alles moet overgetikt worden. De baas zit 's avonds bonnen over te typen in zijn boekhoudpakket. Dat kost tijd, en elke keer overtikken is een kans op fouten.
- Je ziet niets tot het te laat is. Wat er vandaag gebeurd is, weet je pas als de bonnen binnen zijn.
Wat papier wel goed doet
- Iedereen snapt het, ook wie niet graag met een gsm werkt.
- Geen batterij, geen bereik nodig.
- Het kost bijna niets.
Een digitale werkbon moet dus minstens even eenvoudig zijn, en ook werken zonder bereik. Anders blijft je ploeg het papier verkiezen, en terecht.
Wat een digitale werkbon moet kunnen
- Snel invullen. Afvinken in plaats van typen. Wat er moest gebeuren staat er al; je ploeg vinkt aan wat gedaan is.
- Tijd op het moment zelf. Een tik bij aankomst en bij vertrek, in plaats van uren schatten op het einde van de dag.
- Werken zonder bereik. In een kelder of een afgelegen tuin moet de tik bewaard worden tot er weer signaal is.
- Hoeveelheden die je anders vergeet. Zoals m³ groenafval, puin of grond.
- Foto's. Van het resultaat, een schade of een meterstand.
- Eén bon per werf. Staan er drie mensen, dan vult er één de bon in. Anders heb je drie halve bonnen.
- Meteen bij de baas. Zodra de bon ingevuld is, staat hij in het overzicht, klaar om te factureren.
Overstappen met je ploeg
- Begin met één ploeg of één week. Niet alles tegelijk.
- Leg uit waarom. Niet om iemand te controleren, wel zodat het werk dat ze doen ook volledig betaald wordt.
- Zet vaste opdrachten klaar. Hoe meer er al op de bon staat, hoe minder je ploeg moet typen.
- Laat ieder zijn eigen tijd registreren. Op zijn eigen gsm, met zijn eigen login.
- Kijk de eerste weken samen na. Wat vergeten werd, zie je snel. Een vergeten tik zet je recht.
Zo doet Pinflo het
In Pinflo plant de baas het werk in de Agenda, met wat er moet gebeuren, wat mee moet en wat achteraf geleegd of gelost moet worden. Elke medewerker tikt op zijn eigen gsm Aangekomen en Klaar hier, ook zonder bereik. Na Klaar hier komt de werkbon als afvinklijst: wat is gedaan, wat neem je mee, materiaal, foto's, en een verslag dat je typt of inspreekt. Bij groenafval, puin of grond vraagt de bon hoeveel m³. Hoe die afvinklijst werkt, lees je bij de digitale werkbon.
De baas ziet per klant wat er te factureren is, leest de factuur na en zet ze met één tik als concept in zijn boekhoudpakket. Zo werkt Pinflo.
Vaak gevraagd
Veelgestelde vragen
Is een digitale werkbon moeilijker voor mijn ploeg?
Dat hangt van de app af. Als je ploeg vooral moet afvinken in plaats van typen, en het ook zonder bereik werkt, is het meestal sneller dan papier.
Moet elke medewerker een eigen gsm hebben?
Om zijn eigen tijd te registreren wel. Iedereen registreert zijn eigen tijd op zijn eigen login.
Kan de klant de werkbon tekenen?
In Pinflo niet. Wil je een handtekening voor akkoord, spreek dan af hoe je dat regelt.
Probeer Pinflo 14 dagen gratis
Geen kredietkaart nodig. Tijdsregistratie, planning en werkbon werken meteen; voor facturen koppel je je boekhoudpakket.
Probeer 14 dagen gratis