Kennis over tijdsregistratie
Uren van je ploeg correct op de factuur krijgen
Wie met een ploeg werkt, factureert vooral tijd. Toch raken er onderweg uren kwijt: geschat, vergeten of bij de verkeerde klant gezet. Zo houd je ze bij elkaar.
Waar uren verloren gaan
- Achteraf schatten. "Ik denk dat we er van acht tot drie stonden." Wie op het einde van de week invult, rondt af en vergeet.
- Kleine bezoeken. Even langs bij een vaste klant om iets na te kijken. Niemand schrijft het op.
- Meerdere mensen op één werf. De bon zegt "Jan en Piet", maar Piet kwam pas na de middag.
- Pauzes. Wordt de middagpauze afgetrokken of niet? Elke medewerker doet het anders.
- Twee werven op een dag. Hoe lang stond iemand waar, en wat met de rit ertussen?
- Een dag die open bleef. Wie vergeet af te sluiten, heeft plots een dag van veertien uur.
Vijf principes
- Registreer op het moment zelf. Een tik bij aankomst en bij vertrek is nauwkeuriger dan elk geheugen.
- Ieder zijn eigen tijd. Laat niemand voor een ander registreren. Zo zijn de uren per persoon juist, en is er geen discussie achteraf.
- Houd arbeidstijd en tijd per klant uit elkaar. Hoe lang iemand die dag werkte, is iets anders dan hoe lang hij bij een klant stond. De rit tussen twee werven hoort bij de dag, niet vanzelf bij een klant.
- Spreek af wat je met pauzes doet. Een pauze die tijdens een bezoek valt, hoort niet op de factuur van die klant.
- Lees na voor je factureert. Kijk de uren per persoon na, en of verplaatsing en materiaal erop staan.
Verplaatsing apart beslissen
Of je verplaatsing aanrekent per kilometer, als forfait of inbegrepen in je uurtarief, is een keuze. Maak ze per klant duidelijk en wees consequent. Meer daarover in verplaatsingskosten correct aanrekenen.
Wat je nakijkt voor de factuur vertrekt
- Kloppen de uren per persoon met wie er echt stond?
- Staan alle bezoeken van die klant in de periode erop?
- Staat het materiaal van de werkbonnen erop?
- Staat de verplaatsing erop, als je die bij deze klant aanrekent?
- Wijkt iets sterk af van gewoonlijk? Dan klopt er misschien iets niet.
Zo doet Pinflo het
In Pinflo registreert elke medewerker zijn tijd op zijn eigen gsm: Start dag, Aangekomen, Klaar hier, Pauze, Einde werkdag. Uit dezelfde tikken komen twee dingen: de arbeidstijd per persoon per dag, en de tijd per klant. Een pauze die binnen een bezoek valt, gaat van de tijd voor die klant af. Bleef een dag open, of staat iemand opvallend lang bij een klant, dan vraagt de app het. Een uur rechtzetten kan altijd, met een spoor van wie wat wijzigde. Meer bij tijdsregistratie voor je ploeg.
Bij het factureren worden alle bonnen van een klant in een periode één factuur, met de uren per persoon. Je leest ze na in een popup, past aan wat nodig is, en krijgt een waarschuwing als bijvoorbeeld de verplaatsing ontbreekt terwijl die er bij die klant meestal op staat. Daarna staat de factuur als concept in je boekhoudpakket. Zo werkt Pinflo.
Vaak gevraagd
Veelgestelde vragen
Moet ik pauzes aftrekken op de factuur?
Een pauze is geen werk voor de klant. Spreek met je ploeg af hoe je pauzes registreert, zodat ze niet op de factuur belanden.
Hoe reken ik af als twee mensen op dezelfde werf staan?
Per persoon, met de tijd die ieder er echt stond. Daarom registreert ieder zijn eigen tijd.
Wie mag uren aanpassen?
Spreek dat af. In Pinflo past een werknemer enkel zijn eigen dag van vandaag aan; de baas, of wie hij mee laat beheren, zet de rest recht, met een spoor.
Probeer Pinflo 14 dagen gratis
Geen kredietkaart nodig. Tijdsregistratie, planning en werkbon werken meteen; voor facturen koppel je je boekhoudpakket.
Probeer 14 dagen gratis