Verplaatsingskosten op je factuur — Hoe correct berekenen?

Drie modellen

1. Kilometerprijs

Je rekent per gereden kilometer. Gangbaar: €0,40-0,70 per km (heen-en-terug). De fiscus aanvaardt voor 2026 een forfaitaire vergoeding van €0,4356 per km voor zelfstandigen die de werkelijke kosten van hun voertuig niet bijhouden.

• Voordeel: eerlijk, transparant, bewijsbaar voor de klant.
• Nadeel: nogal "boekhoudkundig" voor kleine klusjes.

2. Forfait per verplaatsing

Vast bedrag per oproep, ongeacht afstand binnen je werkgebied. Bv. €40 voor verplaatsing binnen 25 km, €60 voor verder.

• Voordeel: eenvoudig, klant weet vooraf de prijs.
• Nadeel: ver weg = mogelijk verlieslatend; dichtbij = mogelijk wat duur.

3. Inbegrepen in uurtarief

Geen aparte verplaatsingskosten — je rekent een iets hoger uurtarief.

• Voordeel: zeer eenvoudige factuur (gewoon uurwerk + materiaal).
• Nadeel: klanten zien je tarief als "duur" zonder de context; verre klanten profiteren ten koste van dichtbij.

Aanrekening

Voor de meeste sectoren is forfait of kilometerprijs gangbaar. Tuinmannen en loodgieters werken vaak met forfait per zone. Klusjesmannen rekenen meestal kilometerprijs of forfait per oproep.

BTW op verplaatsing

BTW op verplaatsing volgt het hoofdwerk. Voor renovatie aan privé-woningen ouder dan 10 jaar (6%) geldt 6% op zowel arbeid als verplaatsing. Voor B2B-medecontractant: 0% op alles.

Tip: zone-prijzen

Veel zelfstandigen werken met "zone 1" (binnen 15 km, €30), "zone 2" (15-30 km, €50), "zone 3" (>30 km, kilometerprijs). Maakt facturatie eenvoudig en is voor klanten begrijpelijk.

Hoe Pinflo het doet

Stel je kilometerprijs of forfait per zone in onder Pinflo-instellingen. Bij het inspreken zeg je "30 kilometer heen-en-terug" of "zone 2" en Daphne rekent het juist uit. Voor vaste klanten met een gekende afstand kan Daphne de verplaatsing automatisch toevoegen zonder dat je het hoeft te vermelden.