Een werf van meerdere weken plannen zonder dat ploegen elkaar kruisen

Waar het misloopt

• Twee ploegen staan dezelfde dag op dezelfde werf, terwijl de ene op de andere moet wachten.
• Iemand staat op twee werven tegelijk gepland.
• Een verlofweek werd vergeten bij het plannen.
• De plafonneerder komt, maar de elektricien is nog niet klaar met zijn leidingen.
• Na een week regen schuift alles op, en niemand weet nog wat nu op welke dag staat.

Begin bij de fases, niet bij de dagen

Deel de werf eerst op in fases in de volgorde waarin ze moeten gebeuren. Bij een renovatie bijvoorbeeld: afbraak, ruwbouw en draagstructuur, dak en buitenschrijnwerk, technieken, plafonneren, vloeren, afwerking. Vraag je bij elke fase af:

• Wat moet klaar zijn voor ze kan beginnen?
• Wie doet ze: een eigen ploeg of een onderaannemer?
• Wat moet er geleverd worden, en wanneer?
• Kan ze naast een andere fase lopen, of niet?

Pas als die volgorde vaststaat, zet je de fases op dagen. Zo zie je meteen welke fases vastliggen en waar je kan schuiven.

Plan per dag, niet per uur

Op een werf van weken weet je niet wanneer iemand om twee uur klaar is. Plan dus per dag: wie staat op welke dag op welke werf. Wat binnen die dag gebeurt, regelt de ploeg zelf. Een planning per uur breekt bij de eerste vertraging en vraagt meer bijwerken dan ze oplevert.

Eén verantwoordelijke per werf

Staan er meerdere mensen op een werf, maak dan één persoon verantwoordelijk voor de werkbon en het aanspreekpunt voor de klant. Dat hoeft niet elke dag dezelfde te zijn, maar wel duidelijk voor iedereen. Anders heb je drie halve bonnen, of geen.

Verlof en weer vooraf meenemen

Kijk bij het plannen van een lange werf eerst naar het verlof van je mensen in die periode. Een ploeg waarvan de helft een week weg is, haalt de planning niet. En reken voor buitenwerk op dagen dat het weer niet meewil. Plan het werk dat het meest weergevoelig is niet op het einde, waar je geen ruimte meer hebt.

Elke week bijsturen

Neem een vast moment per week, bijvoorbeeld de vrijdagmiddag, om de planning van de volgende week na te kijken. Wat is uitgelopen? Wat kan vroeger? Wie staat dubbel? Een korte ronde per week voorkomt dat je elke ochtend aan het brandjes blussen bent.

De klant en de onderaannemers op de hoogte houden

Een klant die weet in welke fase de werf zit, belt minder. Laat bij elke fasewissel kort weten wat er komt. Onderaannemers wil je zo vroeg mogelijk laten weten wanneer zij aan de beurt zijn, en meteen als dat verschuift.

Met een planbord of Excel

Een planbord met een rij per persoon en een kolom per dag werkt goed voor één of twee werven. Gebruik een kleur per werf, zodat je ziet wie waar staat en wie dubbel staat. In Excel werkt hetzelfde. Wat je mist, is dat je ploeg de planning niet bij zich heeft. Een foto van het bord in de groepschat is geen planning.

Leveringen en materiaal mee plannen

Een ploeg die op de werf staat zonder materiaal, kost je een dag. Zet leveringen daarom in dezelfde planning als de ploegen: welke levering hoort bij welke fase, en wie moet er zijn om ze in ontvangst te nemen? Bevestig een levering een paar dagen voordien, zeker als een ploeg erop wacht. En zet bij elke dag wat de ploeg zelf moet meebrengen uit het magazijn, zodat er niet elke ochtend getelefoneerd wordt.

Wat je ploeg elke dag moet weten

Een goede planning beantwoordt voor iedereen elke dag vier vragen: waar moet ik zijn, met wie, wat moet er vandaag gebeuren en wat moet ik meebrengen? Wie dat 's avonds of 's morgens vroeg op zijn gsm ziet, belt jou niet. Wie het moet vragen, belt wel, en vaak allemaal op hetzelfde moment.

Zo doet Pinflo het

In Pinflo staat een bon op één of meer dagen. Voor een lange werf tik je in het planformulier de eerste en de laatste dag aan, en alle dagen ertussen gaan mee, ook over weken heen. Bij "Wie doet het?" staat elke naam op een eigen regel, met wat die persoon op die dagen al heeft. Zo zie je voor je bevestigt of iemand al ergens anders staat; beslissen doe je zelf. Hoe het plannen werkt, lees je bij werfplanning.

Heeft iemand goedgekeurd verlof, dan staat zijn naam als "verlof" en plant Pinflo hem op die dagen niet in. Een dag met weerverlet krijgt geen nieuw werk, en het werk van die dag staat bij "Opnieuw in te plannen" tot je het verzet. In de agenda zie je per week of per maand een rij per teamlid, met ploegnummers per werf: wie samen begint, deelt een nummer. Op een breed scherm sleep je een blok naar een andere dag of persoon.

Staan er meerdere mensen op een bon, dan kies je wie de werkbon invult; de anderen registreren enkel hun tijd. Bij de bon zet je extra info, zoals waar de sleutel ligt. Je ploeg ziet op zijn dagscherm wie er die dag mee op de werf staat, en of een collega later komt of vroeger vertrekt, maar niet waar die collega elders werkt.

Plannen doet enkel de baas. Wie mee beheert, kijkt na en factureert. Meer over hoe Pinflo werkt voor een bouwbedrijf, lees je op Pinflo voor aannemers en bouwondernemers.

Alle artikels over planning ›