Uren per werf bijhouden met meerdere ploegen

Waarom het met meerdere ploegen moeilijk wordt

Bij een aannemer met meerdere ploegen gebeurt er elke dag van alles tegelijk. Typisch:

• Iemand begint op de ene werf en gaat na de middag naar een andere, omdat daar een levering binnenkomt.
• Een ploegbaas noteert "ploeg 2, hele dag", terwijl een van zijn mensen pas om tien uur aankwam.
• De rit van het magazijn naar de werf en tussen twee werven telt bij de ene ploeg mee en bij de andere niet.
• De uren komen per week binnen, op briefjes of in berichten, en worden overgetikt in een Excel-blad.

Het resultaat: werfuren die niet kloppen met de werkelijkheid. Dat merk je op twee plaatsen. Bij werk in regie mis je uren op de factuur. En bij werk met een vaste prijs weet je achteraf niet of de werf winst opleverde.

Werkdag en werfuren zijn twee verschillende dingen

Houd twee soorten tijd uit elkaar:

• De werkdag per persoon: van het begin tot het einde van zijn dag, met pauzes. Dat heb je nodig voor het loon en je sociaal secretariaat.
• De tijd per werf: hoe lang iemand op een bepaalde werf stond. Dat heb je nodig voor de factuur en de nacalculatie.

Het verschil tussen beide is de tijd die niet bij een werf hoort: rijden, materiaal halen, het magazijn. Wie de twee door elkaar haalt, rekent die tijd aan een willekeurige klant aan, of vergeet hem helemaal.

Ieder zijn eigen uren, niet de ploegbaas

Het is verleidelijk om de ploegbaas de uren van zijn hele ploeg te laten invullen. Hij staat er toch. Maar hij weet niet precies wanneer iemand vertrok om materiaal te halen, en hij vult in op het einde van de dag. Laat liever iedereen zijn eigen tijd registreren, op het moment zelf: bij aankomst op een werf, bij vertrek, bij een pauze.

Dat geeft ook rust. Niemand hoeft voor een ander te tekenen, en een vraag over een dag stel je aan wie er stond.

Registreer per werf, niet per ploeg

Ploegen veranderen. Werven niet. Koppel de uren dus aan de werf (de klant, of het project bij die klant), niet aan "ploeg 1" of "ploeg 2". Zo blijven de uren per werf juist, ook als je ploegen elke week anders samenstelt.

Werkt iemand op twee werven op een dag, dan registreert hij twee bezoeken. Dat is meer werk dan "hele dag", maar het is de enige manier om beide werven juist op te volgen.

Elke week nakijken

Kijk de uren per werf minstens één keer per week na, terwijl iedereen het nog weet. Let op:

• Dagen die open bleven of opvallend lang zijn.
• Iemand die volgens de planning op een werf stond, maar daar geen uren heeft.
• Een werf waar de uren ver afwijken van wat je verwachtte.

Een afwijking is niet altijd een fout. Soms was er meerwerk of een onvoorziene toestand. Maar dan wil je dat weten voor je factureert, niet erna.

Nacalculeren met de uren per werf

Met juiste uren per werf kan je na elke werf vergelijken wat je in de offerte rekende en wat het werk echt kostte. Doe het per soort werk: afbraak, ruwbouw, afwerking. Na een paar werven zie je waar je offertes te krap of te ruim zijn. Daarvoor heb je geen ingewikkeld programma nodig, wel uren die kloppen.

Met papier of Excel

Werk je met papier, gebruik dan een dagstaat per werf in plaats van per ploeg: een rij per persoon, met aankomst, vertrek en pauze. Laat ieder zijn eigen rij invullen. De dagstaat blijft op de werf of in de camionette van die werf. In Excel maak je er een tabblad per werf van. Het overtikken blijft, maar de uren zijn tenminste per werf juist.

Onderaannemers en wie niet in je ploeg zit

Op een bouwwerf staan ook mensen die niet bij jou in dienst zijn: een onderaannemer, een uitzendkracht, een collega-aannemer. Hun uren horen niet in dezelfde lijst als die van je eigen ploeg. Houd ze apart bij, op de manier die je met hen afsprak, en zet hun prestaties op de werf erbij als je wil nacalculeren. Zo blijft de registratie van je eigen ploeg zuiver.

Zo doet Pinflo het

In Pinflo registreert elke medewerker zijn eigen tijd op zijn eigen gsm. Hij start zijn dag, tikt Aangekomen bij de werf, Klaar hier als hij vertrekt, en Pauze en Einde werkdag. Uit dezelfde tikken komen de werkdag per persoon en de tijd per werf. Een pauze die tijdens een bezoek valt, gaat van de tijd op die werf af. De tijd tussen twee werven telt mee in de werkdag, niet bij een klant. Het werkt zonder bereik en zonder GPS. Meer over die registratie lees je bij tijdsregistratie voor je ploeg.

In het Overzicht zie je onder "Nu bezig" per werf wie er nu staat en hoe lang al, en wie onderweg is, pauze heeft of nog niet gestart is. In de agenda krijgt elke werf een ploegnummer per dag, zodat je ziet wie samen staat. Een werknemer ziet zelf enkel wie er op dezelfde werf staat, niet waar collega's elders werken of hoeveel uren ze maakten.

Bleef een dag open of staat iemand opvallend langer op een werf dan gewoonlijk, dan vraagt de app het hem. Een uur rechtzetten kan altijd, met een spoor van wie wat wijzigde. De uren per persoon vind je in Prestaties en in het overzicht Tijdsregistraties, en je exporteert ze als CSV.

Bij het factureren worden alle bonnen van een klant in een periode één factuur, met de uren per persoon. Duurde een bon opvallend langer of korter dan gewoonlijk bij die klant, dan zie je een seintje. Hoe dat voor een bouwbedrijf in elkaar zit, lees je op Pinflo voor aannemers en bouwondernemers.

Alle artikels over tijdsregistratie ›