Uren van seizoenskrachten en jobstudenten registreren

Waarom het in het seizoen misloopt

Een vaste medewerker weet na een paar jaar hoe jij uren wil zien. Een seizoenskracht of een jobstudent niet. Ze schuiven van ploeg naar ploeg, werken soms een paar dagen en dan weer niet, en hebben er geen idee van welke klant welke tuin is. Wat er dan gebeurt, kent elke tuinaannemer:

• De ploegbaas noteert "Jan + student" op de bon, zonder te zeggen wanneer de student begon of vertrok.
• De uren worden op het einde van de week ingevuld, uit het geheugen.
• Pauzes worden verschillend geteld: de ene trekt de middag af, de andere niet.
• Op het einde van het seizoen moet je de uren voor het loon of het sociaal secretariaat bij elkaar zoeken.

Ieder registreert zijn eigen tijd

De belangrijkste afspraak is ook de eenvoudigste: iedereen registreert zijn eigen uren, ook wie maar enkele weken blijft. Laat de ploegbaas het niet voor anderen doen. Wie voor een ander registreert, schat. En als er achteraf een vraag komt over een dag, kan de ploegbaas het ook niet meer zeggen.

Eigen registratie heeft nog een voordeel: de seizoenskracht ziet zelf wat hij gewerkt heeft. Dat voorkomt discussies over de loonbrief.

Wat je afspreekt voor de eerste dag

Een nieuwe medewerker kan pas goed registreren als hij weet wat er van hem verwacht wordt. Zet het op één blad, of beter nog: toon het hem op de eerste ochtend.

1. Wanneer begint de dag? Bij het vertrek aan het magazijn, of bij aankomst op de eerste werf? Kies het, en doe het voor iedereen gelijk.
2. Wat telt als pauze? De middagpauze, een koffiepauze, wachten op een levering. Spreek het af.
3. Wanneer registreer je? Op het moment zelf: bij aankomst bij een klant, bij vertrek, bij het begin en einde van de pauze. Niet 's avonds.
4. Wat doe je als je iets vergeten bent? Meld het dezelfde dag. Een vergeten tik is snel rechtgezet, een vergeten week niet.

Welke regels er gelden voor seizoensarbeid of studentenarbeid, bijvoorbeeld rond de registratie van arbeidstijd, vraag je aan je sociaal secretariaat. Dat verschilt naargelang het soort contract.

De eerste weken samen nakijken

Kijk in het begin elke dag of om de twee dagen de uren van de nieuwe mensen na. Niet om te controleren, wel om fouten te vangen terwijl iedereen ze nog weet. Wat je typisch ziet:

• Een dag die open bleef omdat iemand vergat af te sluiten.
• Een pauze die nooit gestopt werd.
• Iemand die bij de verkeerde klant registreerde omdat hij de namen nog niet kent.

Na een week of twee loopt het meestal vanzelf. Wie het dan nog vergeet, krijg je beter per persoon te spreken dan in een groepsbericht.

Een ploeg met wisselende mensen plannen

Seizoenskrachten werken het best in een ploeg met een vaste medewerker die de klant kent. Laat die vaste medewerker het aanspreekpunt zijn op de werf en de werkbon invullen. De seizoenskracht registreert enkel zijn eigen tijd. Zo heb je per werf één volledige bon, en toch de juiste uren per persoon.

Het seizoen afsluiten

Als iemand vertrekt, rond je drie dingen af:

• Kijk zijn laatste dagen na en zet open dagen recht.
• Bewaar of exporteer zijn uren voor het loon en je sociaal secretariaat.
• Sluit zijn toegang af, zodat hij niet meer in je planning of klantenlijst kan.

Op de eerste ochtend tonen in plaats van uitleggen

Een blad met regels leest niemand op een koude ochtend aan het magazijn. Doe het liever samen, op de gsm van de nieuwe medewerker zelf:

• Laat hem zelf zijn dag starten, terwijl je ernaast staat.
• Rij samen naar de eerste werf en laat hem daar zelf aangeven dat hij aangekomen is.
• Toon hoe hij een pauze start en stopt, en wat hij doet als hij het vergat.
• Laat hem op het einde van de dag zelf afsluiten, en kijk samen of het klopt.

Wie het één keer zelf deed, onthoudt het. Wie het enkel uitgelegd kreeg, vraagt het morgen opnieuw. Zet een vaste medewerker naast hem die hij de eerste dagen mag aanspreken, zodat hij niet bij elke twijfel jou moet bellen.

Zo doet Pinflo het

In Pinflo nodig je een seizoenskracht uit vanuit de Team-pagina. Hij krijgt een eigen login en registreert op zijn eigen gsm: Start registratie, Aangekomen bij een klant, Klaar hier, Pauze en Einde werkdag. Dat werkt ook zonder bereik; de tikken gaan mee zodra er weer signaal is. Hoe die registratie werkt, lees je bij tijdsregistratie voor je ploeg.

De app stelt zelf de vragen die je anders achteraf moet stellen. Bleef een dag open, loopt een pauze opvallend lang, of werkte iemand een lange dag zonder pauze, dan vraagt de app het, met een voorstel om te bevestigen. Een werknemer kan enkel zijn eigen dag van vandaag bijstellen. Afgesloten dagen van vroeger zet de baas of wie mee beheert recht, en elke correctie heeft een spoor: wie, van wat, naar wat.

Een seizoenskracht ziet zijn eigen planning, het adres van de werf en wie er die dag met hem op dezelfde werf staat. Hij ziet geen prijzen, en niet waar collega's elders werken of hoeveel uren ze maakten. Staat hij samen met een vaste medewerker op een bon, dan kiest de baas wie de werkbon invult; de anderen registreren enkel hun tijd.

Op het einde van het seizoen vind je de uren per persoon in Prestaties en exporteer je ze als CSV voor je sociaal secretariaat. Daarna haal je hem uit je team. Wat Pinflo nog meer doet voor een zaak in het groen, lees je op Pinflo voor tuinaannemers.

Alle artikels over tijdsregistratie ›