Meerwerk op de werf noteren zodat het op de factuur komt

Wat is meerwerk?

Meerwerk is alles wat je doet buiten wat in de offerte of de opdracht staat. Het komt grofweg uit twee hoeken:

• De klant vraagt iets extra. Een extra stopcontact, een andere tegel, een muur die toch weg moet.
• De werf blijkt anders dan verwacht. Rotte balken achter een bekleding, een leiding op een plaats waar ze niet hoort, een vloer die niet vlak ligt.

In beide gevallen is het werk dat je niet had ingecalculeerd. Wordt het niet aangerekend, dan betaal je het zelf.

Waarom meerwerk verloren gaat

• Het wordt mondeling gevraagd en mondeling aanvaard. Niemand schrijft het op.
• Het lijkt klein. Een halfuurtje hier, een paar tegels daar. Opgeteld over een werf is het dat niet meer.
• Het wordt achteraf ingevuld. Wie het weken later factureert, weet niet meer precies wat er gebeurde.
• Het staat niet apart. Zit het meerwerk verstopt in de gewone uren, dan ziet de klant een hogere factuur zonder te weten waarom.

Vijf afspraken voor meerwerk

1. Noteer het meteen, op de werf. Op het moment dat het gevraagd wordt of ontdekt wordt. Niet 's avonds.
2. Noteer wat, waarom en wie het vroeg. "Stopcontact keuken verzet op vraag van mevrouw" is iets anders dan "elektriciteit". Bij een onvoorziene toestand: wat je vond en waarom het werk nodig was.
3. Neem een foto voor en na. Zeker van iets dat daarna verdwijnt achter een plaat of een bezetting.
4. Laat de klant akkoord geven voor je begint. Bij groter meerwerk liefst schriftelijk: een kort bericht of een mail met wat je doet en hoe je het aanrekent. Hoe je dat juist vastlegt, spreek je af in je offerte of je voorwaarden; laat die gerust nakijken.
5. Zet het apart op de factuur. Met een omschrijving die de klant herkent. Dat voorkomt de vraag "waarom is het duurder dan de offerte?".

Hoe reken je meerwerk aan?

Twee manieren komen het meest voor:

• In regie: de uren en het materiaal die het meerwerk echt kostte. Dan moet je die uren en dat materiaal wel apart bijhouden.
• Een vaste prijs vooraf: je zegt de klant op voorhand wat het kost. Duidelijk, maar je moet het snel kunnen inschatten.

Welke je kiest, hangt af van de omvang en van wat je met de klant afsprak. Belangrijk is dat de ploeg weet wat ze moeten noteren: bij regie de tijd en het materiaal, bij een vaste prijs vooral wat er gedaan is.

Wie doet wat?

Je ploeg staat op de werf en hoort de vraag. Jij spreekt de prijs af. Maak dat onderscheid duidelijk. Laat je mensen geen prijzen beloven, maar laat ze wel altijd noteren wat er gevraagd werd en het aan jou doorgeven. Dan beslis jij of het meerwerk is, en hoe je het aanrekent.

Met papier

Werk je met papieren werkbonnen, gebruik dan een aparte meerwerkbon of een vast vak "Meerwerk" op de werkbon. Een aparte bon heeft het voordeel dat je hem door de klant kan laten aftekenen op het moment zelf. Bewaar hem bij de werf, niet in de camionette.

Drie voorbeelden van een goede notitie

Hoe concreter de notitie, hoe minder discussie later. Enkele voorbeelden van wat je ploeg op de werf kan opschrijven:

• Op vraag van de klant: "Badkamer: extra stopcontact naast spiegel geplaatst op vraag van meneer, zelfde dag, leiding in de muur. Foto voor het dichtmaken genomen." Wat er gebeurde, waar, op wiens vraag, en dat het werk achteraf niet meer zichtbaar is.
• Onvoorzien: "Bij afbraak keukenwand rotte balk gevonden boven de deur. Klant gebeld, akkoord om te vervangen. Foto van de balk." Wat je vond, dat de klant het weet en akkoord gaf.
• Iets wat de klant zelf zou doen maar niet deed: "Oude vloerbekleding lag er nog, zelf verwijderd voor we konden beginnen." Wat afgesproken was en wat er anders liep.

Geen van die notities vraagt veel tijd. Ze vragen enkel dat iemand het op het moment zelf doet.

Meerwerk opvolgen tijdens de werf

Op een werf van meerdere weken stapelt meerwerk zich op. Overloop het met de klant op een vast moment, bijvoorbeeld bij elke fasewissel: dit is er extra gebeurd, zo rekenen we het aan. Een klant die het onderweg hoort, schrikt niet van de eindfactuur.

Zo doet Pinflo het

Pinflo heeft geen aparte meerwerk-knop. Meerwerk noteer je op de gewone werkbon van die werf. Na Klaar hier vinkt je ploeg af wat gedaan is uit de opdracht, en daaronder staat een typregel voor wat er extra gebeurde. Materiaal dat gebruikt werd, zet je ploeg erbij. In Pro nemen ze foto's met de camera van de gsm, en ze typen of spreken een kort verslag in: wie het vroeg en waarom.

Een werknemer ziet geen prijzen. Je ploeg noteert dus wat er gebeurde, jij beslist wat het kost. Bij het factureren zie je per klant alle bonnen van de periode, met de werkbon erbij. In de tabel met factuurregels voeg je een regel toe voor het meerwerk, met een eigen omschrijving, aantal en prijs, of pas je een bestaande regel aan. Het werkt allemaal zoals beschreven bij factureren uit werkbonnen.

Pas na het nalezen gaat de factuur als concept naar je boekhoudpakket. Een handtekening van de klant voor akkoord vraagt Pinflo niet; dat akkoord regel je zelf, bijvoorbeeld met een bericht of een mail. Hoe Pinflo past bij het werk van een bouwbedrijf, lees je op Pinflo voor aannemers en bouwondernemers.

Alle artikels over werkbon ›