Foto's en werfverslag als bewijs bij een discussie met de klant

Waar discussies meestal over gaan

• De toestand voor je begon. Een barst in een muur, een beschadigde vloer, een tuinmuur die al scheef stond.
• Wat er gevraagd was. Of iets meerwerk is of in de prijs zat.
• Wat er gedaan is. Vooral bij werk dat je achteraf niet meer ziet: leidingen in een muur, isolatie achter een plaat, wapening onder een chape.
• Hoe lang je er stond. Bij werk in regie.
• De staat bij oplevering. Wat af was, en wat nog moest.

Voor elk van die punten helpt hetzelfde: iets wat op de dag zelf vastgelegd werd.

Welke foto's echt helpen

Een stapel foto's van dezelfde muur helpt je niet. Een paar goede wel. Spreek met je ploeg af wanneer ze fotograferen:

1. Voor je begint. Een overzicht van de ruimte of de gevel, en een detail van wat al beschadigd was. Dat is de foto die je het vaakst mist.
2. Voor iets verdwijnt. Leidingen voor het plafonneren, isolatie voor het afwerken, wapening voor het storten. Achteraf kan je het niet meer tonen.
3. Bij iets onverwachts. Rotte balken, een verkeerd geplaatste leiding, waterschade. Dat is meestal ook de start van meerwerk.
4. Na het werk. Het resultaat, en de werf zoals je ze achterliet.

Neem telkens een overzichtsfoto en een detail. Het overzicht toont waar het is, het detail wat het is. Leg bij een detail iets ernaast dat de schaal toont, zoals een meter of een waterpas.

Fotografeer het werk, niet de bewoners of hun spullen. En vraag toestemming als je foto's wil gebruiken voor je website.

Een werfverslag dat je later nog begrijpt

Een werfverslag hoeft geen opstel te zijn. Een paar zinnen per dag volstaan, als ze feitelijk zijn:

• wie er was en hoe lang;
• wat er gedaan is;
• wat er nog moet of bleef liggen, en waarom;
• wat er met de klant afgesproken werd;
• wat er onverwacht was.

Schrijf het op de dag zelf. Een verslag van drie dagen later is een reconstructie. En schrijf het zo dat een collega het begrijpt die niet op de werf was: "kraan badkamer niet geplaatst, verkeerd model geleverd" in plaats van "kraan nog niet".

Bewaar het bij de werf

Foto's die in de gsm-galerij van een medewerker zitten, tussen zijn vakantiefoto's, vind je niet terug als je ze nodig hebt. En als die medewerker vertrekt, zijn ze weg. Bewaar foto's en verslagen op één plek per werf, waar jij ze ook kan zien.

Als er toch een discussie komt

Blijf bij de feiten. Zet de dagen op een rij: wat werd er gevraagd, wat werd er gedaan, wanneer. Toon de foto's en het verslag van die dag. Vaak is de discussie dan snel voorbij, omdat de klant zelf ziet hoe het liep.

Wat foto's en verslagen waard zijn in een echt geschil, beslist niet een app of een artikel. Loopt het hoog op, vraag dan raad aan je beroepsfederatie of een jurist. Goede foto's en verslagen helpen dan wel om je verhaal duidelijk te maken.

Een vaste fotoroutine per soort werk

Je ploeg vergeet foto's te nemen als het afhangt van een ingeving. Maak er een routine van die bij het soort werk past:

• Afbraak en renovatie: de ruimte voor je begint, en wat je vindt achter wat je weghaalt.
• Technieken: leidingen en dozen voor ze dichtgemaakt of bepleisterd worden.
• Funderingen en vloeren: de onderlaag, isolatie en wapening voor het storten of afdekken.
• Afwerking: het resultaat per ruimte, en de staat van wat ernaast lag (een trap, een deur, een vloer die je niet mocht beschadigen).

Met een vaste routine weet iedereen wat er van hem verwacht wordt, en mis je de foto's die je later het hardst nodig hebt het minst.

Wat je beter niet doet

• Foto's achteraf "naspelen". Een foto van een dichtgemaakte muur toont niet wat erachter zit.
• Alles in een groepschat gooien. Daar vind je over drie maanden niets meer terug.
• Een verslag schrijven als verwijt. Houd het feitelijk; de klant leest het misschien ooit mee.

Zo doet Pinflo het

In Pinflo Pro neemt je ploeg foto's op de werkbon, met de camera van de gsm (tijdens de 14 dagen gratis kan iedereen het proberen). Ze worden eerst op de gsm verkleind en hangen daarna aan de bon van die werf, niet in iemands galerij. Na Klaar hier vinkt je ploeg af wat gedaan is en typt of spreekt een verslag in. Hoe die werkbon is opgebouwd, lees je bij de digitale werkbon.

Voor de baas staat elke werkbon als document: de zaak, de klant, wie er hoe lang was, wat gedaan is, wat meegenomen werd, het materiaal, het verslag en de foto's. Je bladert door de bonnen van een klant en drukt ze af als je ze nodig hebt. Zet iemand een uur recht, dan blijft er een spoor van wie wat wijzigde.

Wie beheert, ziet alle foto's. Een werknemer ziet enkel de foto's van een bon waar hij op staat of werkte. Pinflo verstuurt zelf niets naar de klant en vraagt geen handtekening. Hoe dit past in de rest van een bouwbedrijf, lees je op Pinflo voor aannemers en bouwondernemers.

Alle artikels over werkbon ›