Groenafval op de factuur - m³ noteren op de werf

Waarom groenafval zo vaak wegvalt

Groenafval is het soort werk dat iedereen ziet en niemand opschrijft. De ploeg laadt de aanhangwagen, rijdt naar het containerpark of de composteerder en gaat door naar de volgende klant. Wie 's avonds of op het einde van de week de bonnen invult, weet nog dat er afval was, maar niet meer hoeveel. Dan wordt het "wat groenafval", een ronde schatting of gewoon niets.

Drie dingen maken het moeilijk:

• Er is geen vaste eenheid. De ene spreekt over een aanhangwagen, de andere over zakken, de derde over kuub. Op de factuur moet het één ding zijn.
• Het wordt achteraf ingevuld. Een hoeveelheid die je pas noteert als de aanhangwagen al leeg is, is altijd een gok.
• Het zit verstopt in een andere regel. Staat afvoer "inbegrepen" in de uren, dan weet je na een seizoen niet meer of dat klopte.

Spreek één eenheid af

Kies hoe je zaak groenafval meet en houd je daaraan, bij elke ploeg en elke klant. Voor de meeste tuinaannemers is dat de kubieke meter (m³), omdat containerparken en verwerkers vaak ook in volume denken. Een vracht of een zak kan ook, zolang iedereen weet wat het betekent.

Werk je in m³, meet dan één keer de laadbak van je aanhangwagen en je camionette op: lengte maal breedte maal de hoogte van de opbouw. Schrijf de uitkomst op een sticker in de laadbak. Een volle, halve of kwart vracht wordt zo een getal dat elke medewerker zelf kan invullen, zonder te moeten rekenen op de werf.

Let op het verschil tussen los en aangedrukt. Losse takken nemen veel meer plaats in dan haagscheersel dat je aandrukt. Spreek af hoe je meet (bijvoorbeeld zoals het in de laadbak ligt, voor je vertrekt) en doe het altijd zo. Consequent meten is belangrijker dan tot op de liter juist meten.

Noteer het op de werf, niet achteraf

Het beste moment om de hoeveelheid te noteren is bij het laden, op de werf zelf. Dan staat de aanhangwagen voor je neus en weet je ook welk soort afval het was. Maak er een vaste stap van bij het afronden van een klant: gedaan, afval genoteerd, pas dan vertrekken.

Noteer per werf minstens:

• Wat voor afval. Groenafval, grond, zand, puin of stronken worden vaak anders verwerkt en soms anders aangerekend. Houd ze apart.
• Hoeveel. In de eenheid die je afsprak.
• Wat ermee gebeurde. Meegenomen door jullie, bij de klant gelaten (bijvoorbeeld op een composthoop) of in een container die de klant zelf huurde.

Staan er twee ploegen op dezelfde werf, laat dan één persoon het afval noteren. Anders tel je het dubbel of helemaal niet.

Kies hoe je afvoer aanrekent

Er zijn grofweg vier manieren, en geen enkele is de juiste voor iedereen:

• Per m³ of per vracht. Duidelijk voor de klant en eerlijk bij grote verschillen tussen tuinen. Je moet de hoeveelheid wel elke keer noteren.
• Een vast bedrag per beurt. Handig bij vast onderhoud waar het volume weinig verschilt. Kijk af en toe na of het nog klopt.
• Inbegrepen in je prijs. Eenvoudig, maar dan moet je bij het opstellen van je offerte of uurtarief rekening houden met wat afvoer je echt kost.
• De stortkosten doorrekenen. Je rekent wat het containerpark of de verwerker je aanrekent, plus de tijd om ernaartoe te rijden.

Welke keuze je ook maakt: zet ze in je offerte of je afspraken met vaste klanten, zodat de regel op de factuur geen verrassing is. Voor de juiste btw op afvoer en stortkosten vraag je je boekhouder. En welke regels er gelden voor het afvoeren van groenafval, hoor je bij je gemeente of je verwerker.

Met papier of een eigen lijst

Werk je nog met papieren werkbonnen of een Excel-blad, dan helpt één vast vakje al veel: "Afval: soort ... hoeveelheid ... m³ ... meegenomen ja/nee". Een vakje dat er altijd staat, wordt ingevuld. Een lege lijn onderaan de bon niet. Kijk de eerste weken elke bon na en vraag door als het vakje leeg is. Na een tijd wordt het een reflex.

Grond, puin en stronken apart

Bij een aanleg komt er meer dan groen uit een tuin: uitgegraven grond, oude tegels, betonresten, wortelstronken. Die horen elk op een eigen regel van je werkbon, ook als ze in dezelfde aanhangwagen belanden. Verwerkers behandelen ze vaak anders, en wat je zelf betaalt om ze kwijt te raken, verschilt ook. Wie alles samen als "afval" noteert, kan achteraf niet meer uitleggen waarom de ene vracht meer kostte dan de andere.

Zo doet Pinflo het

In Pinflo is afval een vaste vraag op de werkbon. Na Klaar hier vinkt je ploeg af wat gedaan is en wat ze meenemen. Staat daar groenafval, puin, grond of zand, dan vraagt de lijst altijd hoeveel m³. Zonder dat getal gaat de bon niet weg. Het komt op de bon als bijvoorbeeld "2 m³ groenafval", en de baas ziet het meteen in zijn overzicht. Meer over hoe die afvinklijst werkt, lees je bij de digitale werkbon.

Wat er na de werkdag geleegd of gelost moet worden, zet de baas bij het plannen op de bon. Op het einde van de dag staat het bij "Leeg dit nog" op de gsm van wie reed, zodat de aanhangwagen niet vol blijft staan tot de volgende ochtend.

Bij het factureren zie je per klant alle werkbonnen van de periode en de regels zoals ze op de factuur komen. Staat het groenafval er nog niet op zoals jij het aanrekent, dan voeg je een regel toe of pas je aantal en prijs aan, rechtstreeks in de tabel. Je ploeg ziet die prijzen niet. Pas als jij het nagelezen hebt, gaat de factuur als concept naar je boekhoudpakket.

Pinflo rekent zelf geen afvalprijs uit en kent de tarieven van je containerpark niet. Het zorgt dat de hoeveelheid op de werf genoteerd wordt; de prijs bepaal jij. Hoe dat in de rest van je werkdag past, van planning tot factuur, lees je op Pinflo voor tuinaannemers.

Alle artikels over werkbon ›