Aanleg en onderhoud in één planning - vaste klanten tussen de werven door

Twee soorten werk, twee ritmes

Aanleg en onderhoud vragen elk iets anders van je planning:

• Aanleg loopt over meerdere dagen, met een vaste ploeg, machines en vaak een aanhangwagen vol materiaal. Het hangt af van leveringen, het weer en soms van andere aannemers op dezelfde werf.
• Onderhoud is kort en komt terug: een haag scheren, een gazon maaien, borders opkuisen. De klant verwacht je ongeveer op hetzelfde moment als de vorige keer, en liefst met dezelfde mensen.

Waar het botst: een aanleg loopt uit en de onderhoudsklanten van die week schuiven op. Of omgekeerd: je houdt een ploeg vrij voor onderhoud en de aanleg ligt stil.

Plan eerst de aanleg, dan het onderhoud

Begin elke planningsronde bij de grote blokken. Zet de aanlegwerven op hun dagen, met de ploeg die ze doet. Pas daarna vul je het onderhoud in rond die blokken. Zo weet je meteen hoeveel ruimte er overblijft, en schuif je geen aanleg voor een haag die ook een dag later kan.

Laat in je planning ruimte voor wat onvoorzien is. Een aanleg die exact op de laatste dag af moet, loopt bijna altijd uit. Wat lucht op het einde scheelt je een week vol verschuivingen.

Groepeer onderhoud per streek

Onderhoudsklanten liggen verspreid. Wie ze in de volgorde van de klantenlijst afwerkt, rijdt de hele dag kriskras. Groepeer ze per gemeente of per streek, en plan een streek op een vaste dag. Zo blijft de rijtijd beperkt en wordt het voor de ploeg een vaste ronde.

Kan een onderhoudsklant aansluiten bij een aanlegwerf in de buurt? Zet hem dan op het einde van die dag, als de aanleg vroeger klaar is. Een vaste klant die een dag vroeger geholpen wordt, klaagt zelden.

Vaste klant, vaste ploeg

Een onderhoudsklant kent graag zijn tuinman. En wie al vaak in dezelfde tuin stond, weet waar de kraan is, welke struiken niet gesnoeid mogen en waar het groenafval naartoe kan. Probeer dus dezelfde mensen naar dezelfde klanten te sturen, ook als de planning schuift.

Leg per klant vast wat je ploeg moet weten

Wat in het hoofd van één medewerker zit, raakt kwijt als hij ziek is. Noteer per klant:

• het adres en waar de camionette en de aanhangwagen kunnen staan;
• hoe je binnenkomt (een sleutel, een code, de buren);
• wat er standaard gebeurt bij een onderhoudsbeurt;
• wat er mee moet (haagschaar, bladblazer, zeil, riek) en wat er terug moet (groenafval).

De camionette per dag inpakken

Op een dag met een aanleg en twee onderhoudsklanten moet er veel mee: gereedschap voor de aanleg, maar ook de haagschaar en de bladblazer voor het onderhoud. Wie dat 's morgens uit het hoofd inlaadt, vergeet er iets. Een lijst per dag, opgemaakt uit wat elke werf nodig heeft, voorkomt een rit terug.

Met een planbord of een Excel-blad

Werk je met een planbord, gebruik dan twee kleuren: een voor aanleg, een voor onderhoud. Zet de aanleg als lange balken en het onderhoud als kaartjes per streek. In een Excel-blad werkt een rij per ploeg en een kolom per dag. Houd een aparte lijst van onderhoudsklanten met hun gewone ritme, zodat je ziet wie aan de beurt is.

Het seizoen meenemen in je planning

Het evenwicht tussen aanleg en onderhoud verschuift doorheen het jaar. In het groeiseizoen vraagt onderhoud veel tijd: gras groeit, hagen moeten geschoren worden, borders lopen dicht. In de periodes waarin er minder groeit, is er meer ruimte voor aanleg en voor plantwerk dat net dan het best lukt.

Plan daar bewust op. Spreek met aanlegklanten af wanneer het werk het best uitkomt, en vul de drukste onderhoudsmaanden niet volledig met nieuwe aanleg. Kijk achteraf in je eigen uren hoeveel tijd onderhoud in die periodes echt vroeg. Dan plan je het volgende jaar met je eigen cijfers in plaats van met een gevoel.

Zo doet Pinflo het

In Pinflo plan je per dag, niet per uur. Een aanleg zet je als één bon op meerdere dagen: tik de eerste dag aan, dan de laatste, en alle dagen ertussen gaan mee, ook over weken heen. Een onderhoudsbeurt plan je als bon op de dag dat je gaat. Een vast herhalend ritme zet Pinflo niet vanzelf; je plant elke beurt zelf, en dat gaat snel omdat de app onthoudt wie er bij die klant meestal gaat en die mensen al aantikt. Hoe dat plannen werkt, lees je bij werfplanning.

Wat bij een soort werk hoort, bewaar je als dienst: bij "haag scheren" horen bijvoorbeeld de haagschaar, een zeil en het groenafval achteraf. Plan je die opdracht, dan staat dat lijstje er vanzelf. Pinflo leert het ook uit eerdere bonnen met dezelfde opdracht. Bij de klant noteer je extra info zoals "sleutel ligt onder de bloempot"; die staat op elke weergave van de bon.

Heeft iemand meerdere werven op een dag, dan zet de baas de volgorde, of laat hij Pinflo een route voorstellen vanaf de zaak. Je ziet hoe ver een werf van de zaak ligt. Op het dagscherm van je ploeg staan de werven in die volgorde, de volgende open met adres, ploeg en wat mee moet. Een adres aantikken opent de navigatie.

In de agenda zie je de week per teamlid, met ploegnummers per werf. Op een breed scherm sleep je een blok naar een andere dag of persoon. Je ploeg ziet enkel zijn eigen werk en wie er op dezelfde werf staat. Meer over een zaak in het groen lees je op Pinflo voor tuinaannemers.

Alle artikels over planning ›