Atelieruren en plaatsingsuren apart registreren

Waarom het verschil telt

Atelieruren en plaatsingsuren zeggen elk iets anders over je zaak:

• Atelieruren tonen hoe lang het maken duurt: zagen, frezen, verlijmen, monteren, lakken. Daar zit vaak het grootste deel van je kostprijs, en daar wint of verlies je op je offerte.
• Plaatsingsuren tonen hoe lang de montage op de werf duurt. Die hangen af van de werf: een scheve muur, een trap naar de tweede verdieping, een werf die niet klaar is.

Staan ze samen in één getal, dan zie je niet of een order uitliep in het atelier of op de werf. En juist daar wil je het verschil kennen: een offerte voor atelierwerk stuur je anders bij dan een offerte voor plaatsing.

Veel schrijnwerkers rekenen plaatsing ook anders aan: soms in de prijs van het order, soms apart, soms in regie als de werf niet klaar bleek. Wie de plaatsingsuren apart heeft, kan dat onderbouwen.

Drie soorten tijd, niet twee

In de praktijk zijn er drie soorten tijd rond een order:

1. Voorbereiding: opmeten, tekenen, bestellen. Wordt vaak vergeten.
2. Atelier: het maken.
3. Plaatsing: op de werf, inclusief het afwerken en opruimen.

En dan is er nog de tijd die bij geen enkel order hoort: machines onderhouden, het atelier opkuisen, materiaal ophalen. Die hoort bij je werkdag, maar niet bij een klant. Wil je hem toch zien, noteer hem dan apart, zodat hij niet stil in een order verdwijnt.

Atelierwerk per order bijhouden

Op de werf is het eenvoudig: je staat bij één klant. In het atelier werk je vaak aan meerdere orders door elkaar. Een paar afspraken helpen:

• Geef elk order een nummer of naam dat op elk onderdeel staat, op een etiket of met potlood. Dan weet iedereen waar hij aan werkt.
• Registreer bij elke wissel. Wie van de keuken van Peeters overgaat naar de trap van Janssens, noteert dat op het moment zelf.
• Werk in blokken waar het kan. Eerst alle panelen van één order zagen, dan het volgende. Dat is niet alleen efficiënter, het maakt registreren ook eenvoudiger.
• Gedeeld werk verdeel je achteraf. Lak je drie orders in één beurt, schrijf dan op welke orders het waren en verdeel de tijd. Precies hoeft het niet, consequent wel.

Plaatsingsuren op de werf

Op de werf registreer je per klant: aankomst, vertrek, pauze. Staan er twee plaatsers, dan registreert ieder zijn eigen tijd. Komt een van hen pas later om te helpen dragen, dan zie je dat ook.

Noteer bij de plaatsing ook wat de tijd beïnvloedde: een werf die niet vrij was, een muur die niet haaks stond, een onderdeel dat ontbrak. Dat verklaart later waarom een plaatsing langer duurde, en is soms de basis voor een extra aanrekening.

Wat doe je ermee?

Met atelieruren en plaatsingsuren apart kan je per order nacalculeren: wat had je ingeschat, en wat kostte het in het atelier en op de werf? Na een aantal orders van hetzelfde soort zie je patronen: keukens lopen in het atelier zoals verwacht, maar trappen op de werf uit. Daarmee stuur je je volgende offerte bij, met je eigen cijfers in plaats van een gevoel.

Met papier of Excel

Een orderfiche die bij het werkstuk blijft, werkt goed in het atelier: wie eraan werkt, schrijft zijn naam, datum en tijd erop. Op de werf gebruik je een werkbon per plaatsing. In Excel maak je een tabblad per order met twee kolommen: atelier en plaatsing. Het overtikken blijft het zwakke punt, dus doe het minstens wekelijks.

Een keuken van order tot plaatsing, als voorbeeld

Neem een maatkeuken. De opmeting en het tekenwerk gebeuren voor er een plaat gezaagd wordt. In het atelier volgen het zagen en kantenlijmen, het boren voor de ferrures, het monteren van de kasten en eventueel het lakken. Daarna gaat alles op de camionette en volgt de plaatsing: kasten waterpas zetten, vastmaken, deuren en laden afstellen, plinten en afwerkpanelen. Het werkblad komt soms pas later, na een opmeting op de geplaatste kasten.

Wie bij elke stap noteert voor welk order hij werkte en waar, heeft na de keuken een volledig beeld: hoeveel tijd ging naar voorbereiding, naar het atelier en naar de werf. Bij de volgende offerte voor een vergelijkbare keuken weet je dan waar je ruimer of krapper mag rekenen.

Zo doet Pinflo het

Pinflo is gemaakt voor de tijd op de baan. Elke medewerker registreert op zijn eigen gsm: Start registratie, Aangekomen bij een klant, Klaar hier, Pauze en Einde werkdag. Daaruit komen twee dingen: de werkdag per persoon en de tijd per klant. Plaatsingsuren zijn dus meteen per klant en per persoon bekend, en komen bij het factureren mee met de bonnen van die klant. Hoe die registratie werkt, lees je bij tijdsregistratie voor je ploeg.

Een aparte soort "atelier" per order kent Pinflo vandaag niet. De tijd tussen Start registratie en Einde werkdag die niet bij een klant staat, telt mee in de werkdag, maar bij geen enkele klant. Werk je in het atelier aan het order van één klant, dan kies je die klant bij "Waar ben je?". Pinflo gebruikt geen GPS, je kiest zelf voor wie je werkt. Doe je dat, dan staan die uren bij de klant samen met de plaatsing. Spreek met je ploeg af wat je wil, en zet in het verslag van de werkbon of het atelier of plaatsing was.

Een werknemer ziet geen prijzen en niet hoeveel uren collega's maakten. Bleef een dag open, of staat iemand opvallend lang bij een klant, dan vraagt de app het. Je exporteert de uren per persoon als CSV vanuit Prestaties. Hoe Pinflo past bij het werk van een schrijnwerker, lees je op Pinflo voor schrijnwerkers.

Alle artikels over tijdsregistratie ›