Yuki + Pinflo

Waarom Pinflo bovenop Yuki

Yuki is sterk in samenwerking met je boekhoudkantoor — ideaal als je administratie deels uitbesteed is. Maar de factuur-invoer blijft tijdrovend: scrollen door klantenlijsten, typen van omschrijvingen, BTW kiezen, opslaan, versturen. Pinflo vervangt dat ritueel door één gesprek. Spreek de essentie in, Daphne maakt het.

Een bijkomend voordeel voor wie met een boekhouder werkt: alles wat Pinflo aanmaakt verschijnt in Yuki in de standaard layout. Voor je boekhouder verandert er niets — hij ziet de facturen zoals andere. Wel een groot verschil: er staan er meer in, omdat jij niet meer wacht tot "het weekend om alles in te tikken".

Hoe je Yuki koppelt aan Pinflo

1. Vraag (of haal) in Yuki een Access Key op voor je administratie.
2. Ken ook je administratienaam (de naam waaronder je Yuki-omgeving bekend staat).
3. Vul beide in onder Pinflo → Integraties → Yuki en klik Verbinden.
4. Klanten en producten worden uit Yuki getrokken.
5. Spreek je eerste factuur in. Hij verschijnt als concept in Yuki.

Wat synchroniseert er automatisch

• Klanten — inclusief BTW-nummer en standaard BTW-tarief per klant.
• Producten en diensten — met je standaard prijzen en omschrijvingen.
• Aankoop-facturen — periodiek getrokken zodat Daphne kan refereren naar wat je kocht.

Pinflo + Yuki per sector

Yuki + Pinflo werkt voor diverse zelfstandigen-types. Sectoren waarvoor we specifieke flows hebben:

• Voor klusjesmannen — diverse kleine interventies in één dag, automatisch correct opsplitsen.
• Voor schilders — m² + verf-types, project-facturatie.
• Voor garagisten — onderhoudsbeurten + onderdelen + arbeidsloon per klant.
• Voor tuinmannen — uren + materialen + verplaatsingskosten.

Het Yuki-boekhoudermodel + Pinflo

Yuki is fundamenteel anders dan Billit of Odoo: bij Yuki heeft je boekhouder een eigen toegang tot dezelfde administratie. Hij verwerkt jouw inkomende facturen, doet BTW-aangifte en jaarafsluiting allemaal in dezelfde Yuki-omgeving die jij gebruikt. Dat maakt samenwerking met je boekhouder bijzonder efficiënt — en het is precies waarvoor Yuki populair is bij KMO's en zelfstandigen die deels boekhoudwerk uitbesteden.

Wat verandert er voor je boekhouder als je Pinflo erbij installeert? Niets. Pinflo is een externe app die enkel verkoopfacturen toevoegt. Voor je boekhouder zien die er identiek uit aan andere Yuki-facturen — zelfde formaat, zelfde BTW-codes, zelfde grootboek-allocatie. Wel iets dat opvalt: er staan er meer in. Omdat jij niet meer wacht tot het weekend om alles te tikken, krijgt je boekhouder een geleidelijke instroom van facturen, mooi gespreid over de week.

Yuki-specifieke onderdelen die naast Pinflo blijven werken

• Yuki Vault — digitale archivering van bonnetjes en aankoopfacturen via foto of mail. Blijft volledig in jouw beheer; Pinflo grijpt daar niet in.
• Mail-naar-Yuki — bonnetjes doorsturen naar je Yuki-mailbox blijft werken zoals altijd.
• Bank-koppelingen — Pinflo heeft géén toegang tot je bank-koppelingen. Yuki blijft je bankafschriften importeren en koppelen aan facturen.
• BTW-aangifte voorbereiden — Yuki maakt het BTW-overzicht klaar zoals altijd. De Pinflo-facturen verschijnen erin alsof je ze handmatig in Yuki had gemaakt.
• Boekhoudkundige opmerkingen — je boekhouder kan opmerkingen plaatsen bij Pinflo-facturen, jij ziet ze in Yuki net zoals bij andere facturen.
• Periodieke afsluitingen — kwartaalafsluiting, jaarafsluiting blijven via Yuki gebeuren. Pinflo houdt zich daar volledig buiten.

Praktijk: een klusjesmannen-dag in Yuki + Pinflo

Klusjesmannen-werk is bijzonder: veel kleine klanten per dag, korte interventies, diverse materialen. Vroeger betekende dat 's avonds 5-7 kleine Yuki-facturen aanmaken — telkens zoeken naar de juiste klant, de juiste prijzen, de juiste BTW. Met Pinflo:

17:30 — Einde van de werkdag. Vijf klusjes vandaag, vijf verschillende klanten. Spreek ze in volgorde in:

"Janssens in Wetteren, drie kwartier, deur uitgehangen en sluitwerk vernieuwd, materiaal: één set scharnieren en één veiligheidsslot."

"De Vos, half uur, IKEA-hangkast gemonteerd, geen materiaal."

"Peeters, twintig minuten schilderij hangen en veertig minuten plinten herstellen, één factuur met twee regels graag."

"Vandenbroucke, uur en half lekkage onder gootsteen, één flexibel en twee dichtingen, spoed-toeslag toepassen."

"Verhulst, drie kwartier afvoer ontstopt, geen materiaal."

Tijdens het inspreken (~3 minuten totaal) maakt Daphne in de achtergrond vijf facturen in Yuki. Vijf verschillende klanten, juiste BTW per klant, voorrij-tarief automatisch toegevoegd waar van toepassing, spoed-toeslag voor de avond-interventie. Tegen 17:35 staat alles klaar in Yuki — boekhouder ziet ze morgenochtend automatisch.

Aankoopfacturen via Yuki + Pinflo

Yuki heeft sterke aankoopfactuur-ondersteuning: je bonnen kan je via mail, foto of Yuki Vault binnenkrijgen, en je boekhouder verwerkt ze. Pinflo trekt deze aankoopfacturen periodiek uit Yuki zodat Daphne ernaar kan refereren tijdens je klant-gesprekken.

Praktisch: als je vorige week bij Brico een 50-meter-rol kabel kocht voor €120, en je vandaag een elektrische klus doet, dan kan Daphne zeggen "Die Brico-aankoop van vorige week — was die kabel deels voor deze klant?". Dat helpt je om materiaal correct door te rekenen en je marge te bewaken.

Yuki vs Billit vs Odoo — wanneer kies je wat?

Pinflo werkt met alle drie, maar er zijn duidelijke verschillen:

• Kies Yuki als: je administratie deels uitbesteed is aan een boekhouder of boekhoudkantoor, je geleidelijk wil overstappen van papier naar digitaal, of je waardeert een eenvoudig user interface boven uitgebreide configuratie.
• Kies Billit als: je alles zelf doet, je sterke Peppol-functionaliteit nodig hebt, of je sterke betaalfunctionaliteit (Stripe, Bancontact, online betalen) belangrijk vindt.
• Kies Odoo als: je complexere business-logica nodig hebt (voorraad, projecten, abonnementen, custom modules) of je een grotere KMO bent met meer dan 10 medewerkers.

Pinflo verandert deze keuze niet — Pinflo zit bovenop al deze pakketten en voegt enkel de spraak-laag toe.

Yuki Access Key veilig opvragen

Je Yuki Access Key is een persoonlijke sleutel die toegang geeft tot jouw administratie. Behandel hem als een wachtwoord. Concrete stappen om hem op te vragen:

1. Log in op Yuki met je gebruikersaccount.
2. Ga naar Instellingen → API → Maak nieuwe Access Key.
3. Geef een herkenbare naam ("Pinflo-integratie") en kies de minimale rechten die nodig zijn (lezen klanten + producten, schrijven verkoopfacturen).
4. Kopieer de Access Key — Yuki toont hem maar één keer, daarna is hij weg.
5. Plak in Pinflo onder Integraties → Yuki, samen met je administratienaam.

Bij eventuele compromittering: revoke de key in Yuki en maak een nieuwe aan. Pinflo verbindt opnieuw zonder downtime.

Migreren van papier of een ander tool naar Yuki + Pinflo

Heel wat zelfstandigen werken nog deels papier (factuurboek), met een eigen Excel, of met een verouderd lokaal pakket. Wisselen naar Yuki + Pinflo is een goed moment om alles digitaal te zetten:

1. Bespreek met je boekhouder of hij Yuki kan beheren. De meeste Belgische boekhouders zijn vertrouwd met Yuki.
2. Open een Yuki-account en koppel je BTW-nummer.
3. Importeer je klantenlijst in Yuki (CSV of via je boekhouder).
4. Bouw je productcatalogus op — de eerste week kan je dit ad-hoc doen terwijl je werkt.
5. Koppel Pinflo aan Yuki (5 minuten).
6. Eerste 1-2 weken: combineer Pinflo-spraak met manuele Yuki-correcties. Daphne leert je gewoontes.
7. Daarna: 90%+ van facturen via spraak.